采购组织的组建

企业采购组织的建立，亦称为采购内部组织的部门化，也就是将采购部门应负责的各项功能整合起来，并以分工方式建立不同的部门来加以执行。

企业建立起一个完善的采购管理组织，有利于深入研究企业采购管理工作的规律，逐渐形成采购管理工作的标准规范和一系列的规章制度，指导企业日常采购管理工作和业务工作的正常进行，以及探索发展更加科学先进的采购管理工作方法和工作手段，使企业采购管理工作走向正规和健康的发展轨道。相反，如果没有一个采购管理组织，或者不能建立起一个有效率的采购管理组织机构，则是不可能进行比较复杂的采购管理工作的。

一、建立采购组织的原则

在实际工作中，采购组织的设计和建立应遵循以下四个原则。

1．精简的原则

精兵简政在企业采购机构设计中同样有效，这个“精”指人员精干；“简”指机构简化。只有人员精干，机构才能简化。如果人员素质差而过分强调简化机构，应该开展的工作开展不起来，应该完成的工作完成不了，同样是不可取的。

2．责、权、利相结合的原则

“责”指责任，起约束的作用； “ 权”指权力，是履行职责的保证；“利”指利益，起激励作用。责、权、利相结合，才能充分调动采购队伍的积极性，发挥他们的聪明才智。如果有权无责，必然会出现瞎指挥、盲目决策甚至损公肥私的现象；如果有责无权，什么事情都要请示汇报才能决策，也难以真正履行责任，还会贻误时机，影响效率；同样，没有相应的利益刺激，也难以保证采购工作的高效、准确。只有把“责、权、利”有机地结合起来，发挥各自的职能，才能保证采购组织工作的有效性。

3．统一的原则

任何一个企业的采购组织要顺利地完成采购任务，都必须上下一心、齐心协力，遵循统一的原则，统一的原则基本上包括三个方面的内容。

（1）目标要统一。为了完成采购任务，实现企业经营目标，总的目标定下来后，应将总目标分解到各个部门、各分支机构的岗位和个人，形成子目标，当子目标与总体目标出现矛盾或不协调时，应强调局部服从总体。

（2）命令要统一。采购部门的多种决策、指令、命令要及时下达，一方面要防止令出多头，下级无法执行，无所适从的现象；另一方面也要杜绝上有政策、下有对策的散乱现象。

（3）规章制度要统一。采购部门有总体规章制度，多分支机构也应有自己相应的规章制度，但二者之间不能自相矛盾，应形成一个相配套的体系，在制度面前人人平等。

4．高效的原则

采购工作要高效开展，必须有一套高效运转的组织机构，这种高效的组织机构应确定合理的管理幅度与层次。横向方面，各部门、各层次、各岗位应加强沟通、各负其责、相互扶持、相互配合；纵向方面，上情下达迅速，同时领导要善于听取下级的合理化建议，解决下级之间出现的矛盾与不协调。这样才能形成一个团结严谨、战斗力强的采购队伍，才能使采购工作高效地开展。

二、建立采购组织的步骤

1．确定采购组织的结构

采购部门的组织结构随着企业的经济类型、经营规模的不同而有所区别，一般情况下，有以下四种组织结构形式。

（1）产品结构式。它是指将企业所需采购的产品分为若干类，每一个或几个采购人员分成一组，负责采购其中的一种或几种商品的组织形式。按产品结构，如按主原料、一般物料、机器设备、零部件、工程发包、维护和保养等类别，将采购工作分由不同的人员办理。运用这种结构形式，可使采购人员对其经办的项目非常专业和精通，能够做到熟能生巧、触类旁通。这种形式适合于所需采购的商品较多、专业性较强、商品间关联较少的企业。

（2）区域结构式。它是指将企业采购的目标市场划分为若干个区域，每一个采购人员负责一个区域的全部采购业务。一般是依照物品采购来源进行区域的划分，如国内采购部、国外采购部。这种组织形式便于明确工作任务和绩效考核，有利于调动员工的积极性并与供应商建立良好的业务关系，也适合于交易对象及工作环境差异性较大的企业。

（3）顾客结构式。它是指将企业的采购目标市场按顾客的属性进行分类，每一个采购人员负责同一类顾客。这种组织形式可使员工较为深入地了解顾客的供应情况及存在的问题，通常适用于同类顾客较为集中的企业。

（4）综合式。这种组织形式综合考虑了上述三种结构形式的重要程度和关联状况。稍具规模的企业在采购量较大，而且作业过程复杂、交货期较长等情况下可以选择此种结构形式。

2．为采购组织设定岗位，配置适当的人员

在根据企业具体特点选定了部门结构形式后，根据采购具体的管理职能和组织结构，设定各个岗位，并进行部门人员的选择。设置岗位包括每一个岗位责任和权利的设置。一般来讲，采购部门的人员包括以下四类。

（1）总经理。总经理是采购部门的最高领导，主要向运营副总裁负责，负责从提供服务到行政管理的各个阶段，并统管整个采购部门的运作。总经理必须在最大限度地运用资产的同时，努力降低采购部门的成本，保证满足企业供应的需要。

（2）采购经理。采购经理受总经理的直接领导，主要负责安排本部门的具体工作，并制订本部门的中、短期计划，帮助办事人员协调部门内部的工作，对内部人员实行控制和管理。

（3）采购经理助理。采购经理助理的职责主要是辅助采购经理开展日常工作，协助采购经理根据具体需要制订中、长期计划，协助采购经理进行具体工作的安排，协助采购经理对下属人员进行监督和管理，并就与部门相关的档案资料进行整理和管理。

（4）采购人员。采购人员采购日常工作的具体执行者，主要是按照部门和各科室制订的计划来进行工作。

3．确定采购部门人员的数量

在确定采购部门的职能后，就需要确定采购部门的人员数量。采购部门在确定一个采购经理后，其余的部门成员数量应视具体情况而定。如果涉及的工作量大，且难度较大，成员的数量可相对多一些；如果涉及的工作量不大，且任务较轻，成员的数量可相对少一些。通常情况下，采购部门的成员数量以能满足工作的需要为标准，太多则容易增加成本，造成浪费；太少又易造成工作的延误，难以满足工作要求和完成工作任务。

4．明确采购部门的职责

采购部门的职责包括一些与采购工作直接或间接的相关活动，具体内容后文再予以介绍。

采购管理一点通

采购管理组织既是企业采购管理的司令部，又是企业采购业务工作的行动部。就像军队打仗那样，科学合理的采购组织有利于统一指挥，又有利于统一调度、统一行动，可以保证采购业务工作高效有序地开展。建立起一个完善的采购管理组织，有利于精简机构、缩短管理流程，做到分工明确、权责分明，事事有人管，事事有人做，使工作效率得到极大的提高。