活动策划与执行对项目时间把控极其严格，而筹备过程中事务繁琐，进度表、任务清单、信息沟通、文件分享、账务管理、供应商联络、场景搭建等等，如果没有及时同步，容易造成信息遗漏影响项目进度。

使用 Teambition 将帮助：

• 活动负责人：可视化项目各阶段任务进展和执行者，及时发现逾期事项并控制风险。
• 活动协作者：清楚了解自己的职责，做好分工和衔接，避免遗漏。

下面，我们以一次活动策划与执行为例，来介绍如何通过 Teambition 进行跟踪管理。你可以在 Teambition 中搜索「市场活动」模板并创建使用。

「搜索模板」操作示例

第一步：活动负责人进行项目规划和分工

不管是企业的市场部门、运营部门，还是广告公司，当确定策划一场活动时，一般会由筹委会先确定活动的主题、规模、活动时间等关键信息。

接着，活动负责人就可以在 Teambition 创建一个以活动主题为名称的项目，并根据实际情况拆分出活动的各个阶段，例如：活动预热、人员安排、宣传物料设计等，并在每个阶段下列出相关待办和负责人。例如：「人员安排」包括主持人沟通、嘉宾邀请等任务。

如果你之前在用 Excel 在进行活动进度管理，可以把表格「翻转90度」来完成项目的搭建，就像这样：

列出任务清单后，活动负责人通过「看板」你就可以一目了然的看到所有的事情。

接着可以切换到「甘特图」，根据活动时间对任务进行快速排期。

第二步：项目成员查看执行任务并更新进度

完成项目分工后，活动负责人可以召开一次会议对大家分工进行说明，然后项目成员就可以分头行动了，执行过程中遇到问题可在具体任务上跟同事进直接行沟通。

筹备过程中产生的文件，可以统一存放在「项目文件」中和其他人共享，并且可以使用「版本更新」来进行单个文件的版本管理，避免大家相互传来传去每人手里有多个版本。

同时，项目成员可以通过项目内的「自定义视图」快速查看自己执行的所有任务。

第三步：活动负责人及时识别风险并跟进

活动负责人可根据任务的重要程度设置不同的优先级，一目了然看到重要任务的进展情况。同时可根据任务截止时间的颜色提醒把控任务进度，避免项目逾期。

第四步：沉淀项目经验为企业模板

如果你经常筹备活动，可以将项目存储为为企业模板，方便企业成员再开展类似活动时快速复用，当有新人时也可以通过模板快速上手。

将项目保存为模板

已经被保存的模板同样支持编辑，你可以在不断工作的过程中，对模板进行不断地优化。

调用保存的企业模板

第五步：同时跟踪多项目进展

如果你是广告策划或营销公司，可能会同时并行多个项目，这时候可以通过项目分组的表格视图，快速查看多个项目的进展。

Tips：

将已有的工作资料快速导入项目中

如果你现在的工作资料存放在 Excel 或 Project 中，在项目中点击 导入任务 -> 选择从 Excel 、Project 中直接导入。

对执行者进行批量指派

当多个任务都是同一个人负责时，指派比较慢，可以试试通过「表格视图」进行批量操作。

说了这么多，接下来我们准备了一份 Checklist 帮你快速开始：

根据模板调整并建立自己的活动策划和执行流程

下次活动策划与执行试着用 Teambition 来跟进吧 😄