常见的沟通方式及其特点

组织中常见的沟通方式有口头沟通、书面沟通、非语言沟通以及电子沟通。

1.口头沟通

口头沟通就是运用口头表达的方式进行信息的传递和交流，包括面对面的讨论、谈话、开会和演讲等。其优点是：信息传递快，信息量大，接收者能感受到发送者的真挚感情，且信息发送者能立即得到反馈，能了解所传达的信息是否被正确理解，这是一种双向沟通，它使得参加沟通的双方既是发送者又是接收者。口头沟通最大的缺点是：如无准备，不方便记录，且信息经多人传递易失真，难以核实。

2.书面沟通

书面沟通就是运用书面形式进行的信息传递和交流，包括备忘录、信件、报告、计算机文件和其他书面文件。其优点在于：具有清晰性和准确性，不容易在传递过程中被歪曲，可以永久保留，接收者可以根据自己的时间和速度详细阅读以求理解。其缺点在于：信息反馈慢，接收者可能不能完全理解信息，而且在相同的时间内不如口头沟通传递的信息量大。

例子

某日上午，公司经理给新来的助理曹小姐布置了一个任务，要求她向各个部门下发岗位职责空白表格，并要求各个部门在当天下午两点之前上交经理办公室。经理问曹小姐是否明白其任务？她说完全明白，于是就去执行。

结果到了下午规定的时间，技术部没有上交表格。经理问曹小姐：“你向技术部怎么传达的？”曹小姐说：“完全按正确的意思传达的。”经理又问：“为什么技术部没上交？”曹小姐说：“技术部就是没上交，不知道为什么。”

于是经理把曹小姐和技术部负责人都召集到经理办公会议室，问这个事情。技术部负责人回答说，当时他没有听到曹小姐传达关于上交时间的要求。而曹小姐说，自已确实传达了，为什么公司12个部门就技术部没听清楚？到底是曹小姐没传达，还是技术部没听到？没有书面的东西，谁都说不清楚。

解析：

在实践中，一些管理者往往习惯于电话交谈完就完事，或过分相信口头沟通的功能，结果往往耽误事情，造成损失。出现上述情况，既耽误了工作，又难以说清责任。因此，无论是企业内部部门之间互相协调、支持、沟通，还是企业和供应商、客户等外部之间互相协调、支持、沟通，都应当有书面沟通函件，这样既能保证沟通到位，也便于核实。

3.非语言沟通

非语言沟通即指非口头、非书面形式的沟通，也就是用语言以外的非语言符号进行的信息沟通，包括衣着、动作、表情、手势等体态语言，警笛，红绿灯，谈话的语调，音量，手语，旗语等。

研究表明，在面对面的交流中，55%的信息来自于面部表情和身体语言，38%的信息来自于语调，只有7%的信息真正来自于词汇。因此，在某种意义上，怎么说比说什么更重要，恰当地使用非语言沟通形式可以提高沟通的效果。

非语言沟通的优点是内涵丰富。其缺点在于：由于人的个性差异、国家的文化差异，有时沟通也会造成误解；此外，非语言沟通的范围有限，只能在面对面沟通中使用。

4.电子沟通

电子沟通即以电子符号的形式通过电子媒介而进行的沟通，如传真、电报、电子邮件、视频会议、电话会议、即时通信工具（如QQ、微信）等。

小提示

研究表明，在一个大型公司里，使用电子邮件使人们用于打电话的时间减少了80%，办公室之间的信件减少了94%，复印件减少了60%，备忘录减少了50%，极大地节省了工作成本，提高了效率。

电子沟通的主要优点在于信息传输速率快、成本低。其缺点在于对于那些需要面对面解决的复杂问题，不能采集到微妙的、情感化的非语言线索。例如，语言完全相同的一句话，在手机上说和面对面加上表情动作地说，即使同一个人听，也会有两种不同的体会和感觉。 因此，电子邮件最适合发布那些不需要大量复杂交换的日常信息，它不太适合传递机密信息、解决冲突以及谈判。