如何管理公司档案

档案有很多我们需要用到的资料，公司如何做到档案管理呢?现在的档案如何才能做到好的管理?为你带来了“管理公司档案”的相关知识，这其中也许就有你需要的。

3招教你优化物业公司档案管理

物业公司档案是指物业公司在其物业开发和管理活动中形成的具有保存价值的原始记录，包括文字、图像、声音等各种形式。随着物业管理工作的开展，从物业维修、养护设施设备到了解物业使用人情况，乃至收取物业管理费等，每个物业管理环节都离不开档案。本文试从物业公司档案的特点与管理现状出发，结合自身工作实际感受，就优化物业公司档案管理谈些初步认识。

物业公司档案的特点

与一般档案相比较，物业公司档案有其独到的特点。正确认识和研究这些特点，有利于掌握物业公司档案的客观规律，推进物业公司档案工作的科学管理，使之更好的服务于物业管理工作和业主。物业公司档案的特点主要表现为档案管理的动态性、档案内容的凭证性、档案利用的局限性等。

物业公司档案管理存在的问题

(一)档案管理动态性与及时完整收集之间的矛盾

物业公司档案中有关的信息通常会随着物业管理工作的开展而变化，物业公司档案管理动态性特点，决定了必须根据物业和业主(物业使用人)情况的变化，对相关档案内容及时更新补充。现实工作中，有些物业公司的领导和业务人员归档意识不强，致使负责物业管理具体运营操作的部门收到第一手资料后，不能及时向公司档案部门移交，相当一部分文件材料散存在各个楼盘管理部门，有的甚至任意杂乱堆放，或者过了很久以后才零零散散地交给档案室，导致物业公司档案的完整性得不到保障。

(二)档案传统管理模式与要求快速准确查阅之间的矛盾

目前，相当部分小型物业公司，档案仍以传统的纸质形式储存，尚未采用计算机辅助档案管理，也未实现电子文件与纸质文本双套制管理的目标。在实际工作中，由于物业公司与业主之间容易发生经济利益纠纷，物业公司的档案是双方维权的重要依据凭证，同时公司对业主日常生活的服务，也需要档案帮助解决问题，档案的借阅利用率很高，利用者对查阅的速度和信息内容的精准方面，要求也愈加迫切。传统的提供原始纸质档案的查阅利用方式繁琐而复杂，难以满足物业公司实际工作的要求，查阅速度和精准性与利用需求的矛盾日益显现，使物业档案的凭证依据作用难以及时、有效的发挥。

(三)档案利用局限性与档案人员保密意识缺失之间的矛盾

物业公司档案中的有些内容涉及个人隐私，使得档案利用对象受到一定程度的局限。比如业主信息联系表，里面涉及业主的姓名，出生年月，家庭地址，固定电话及手机号码，业主及其家庭主要成员的工作单位，以及业主的身份证和房产证复印件等信息。物业公司档案人员有义务为业主、为公司做好__，不得随意泄露，这是档案人员从业最基本的职业道德。然而现实工作中，有些物业公司对档案工作缺乏必要的重视，不注重档案人员的选配，档案人员入职门槛低，入职后岗位培训不到位，一些档案管理人员匆匆上岗，对物业档案管理的基本知识和起码要求知之甚少，对物业公司档案和业主信息的保密要求不了解。由于保密意识缺失，小则侵犯物业公司或业主的利益，大则引来状告物业公司的诉讼官司，使公司承担经济赔偿责任，造成恶劣的社会影响，妨碍物业公司的健康发展。

优化物业公司档案管理的措施

针对物业公司档案管理面临的情况，必须结合物业公司档案的特点，正确认识存在的问题，并积极寻求切实可行的对策。笔者认为，可从以下几个方面采取措施。

(一)加大宣传培训力度，提升全员档案意识

物业公司应充分意识到物业公司档案对于一个物业企业发展运作的重要性。一方面，积极主动开展宣传。在全公司范围开展档案工作宣传，增强领导干部、业务人员，特别是档案人员的档案意识，积极争取物业公司领导以及各业务部门对档案工作的高度重视，为物业公司档案人员定期及时收集各业务部门产生的档案，营造积极参与、主动配合的氛围基础。另一方面，要强化档案业务培训。积极组织公司和基层物业档案人员开展岗位专业培训，并能做到档案人员入职专业培训与在职继续教育并重，努力提高档案人员的业务素质和综合素质，增强责任意识，使之具备档案管理要求的基本素养和工作能力。同时，采取各种激励措施，激发档案人员的工作活力，不断提高档案管理水平，为做好物业公司档案管理工作提供充分的人力和物力保障。

(二)创新管理手段，推进档案信息化进程

在物业公司档案管理过程中，要结合物业公司档案内容构成相对固定的特点，尽快引进信息化管理技术，运用专业的计算机档案管理软件，实现档案信息存储和查询等功能。必要时，还可以进行有关档案的数字化处理，进行电子扫描，档案信息数据用光盘、移动硬盘备份。借助信息技术，使得档案的凭证依据和信息参考作用，在提供查阅利用过程中更加及时、有效的得以发挥。同时，要积极开发档案资源，通过较深层次的信息开发，提供系统的信息加工材料，提高档案的使用价值，更好地为物业管理业务部门和业主(物业使用人)服务，创造良好的社会效益和经济效益。

(三)强化制度建设，规范档案管理

制度约束行为。档案管理制度是档案工作的重要基础，要以科学化、规范化为目标，根据物业管理状况不断改进和创新各项档案管理规章制度，只有这样，才能更好地优化物业公司档案管理。要通过进一步建立健全档案管理规章制度，落实岗位职责，明确各级人员的责任，把物业档案工作作为物业质量管理和目标管理的重要内容和考核依据，严格执行机制，贯彻落实实施。建立涵盖公司领导，各业务部门的档案管理工作网络，规范文件材料归档和档案管理的全过程，使物业公司档案工作走上管理规范化的轨道。

物业公司档案管理工作是物业企业重要的基础工作之一，物业档案管理的优化与企业的持续发展密不可分，要充分认识到目前物业公司档案管理工作的不足，并想方设法优化完善，使物业公司档案更好地发挥对于物业企业乃至全社会的利用价值。

小额贷款公司档案管理制度

一、基本材料

1.营业执照或事业、社会团体等机构证明(复印件)

2.法定代表人身份证明或法人授权委托证明书(原件或复印件)、签字样本(原件)，法人代表更换文件，董事签字样本(原件)

3.法人(组织机构)代码证(复印件)、税务登记证明(复印件)、生产经营许可证(复印件)、产品质量认证书(复印件)等

4.贷款卡(证)(复印件)、最近贷款卡查询记录和企业信用等级认定书

5.公司合同或章程(复印件)、成立文件

6.会计事务所出具的验资报告，企业主要资产明细材料

7.客户近3年及近期的财务报告(原件或复印件)，以及有权部门对年度财务报表的审查证明、

8.信贷业务申报书

9.开户证明(复印件)

10.有权部门批准成立事业单位机构设置的文件(复印件)

13.信贷资产风险分类认定工作底稿和客户背景材料

14.与本公司签定的信贷业务合作协议

15.企业分立、合并、转制(全套材料)、更名等文件

16.企业主要资产的权属证明材料

17.建筑安装企业另需材料：承建资格证书(复印件)、资质等级证书(复印件)、建筑安装企业施工安全资质证(复印件)

18.房地产企业另需材料：资质等级证书(复印件)、土地使用权证或土地使用出让合同、建设工程规划许可证、建设用地规划许可证、建设工程开工许可证、商品房(预)销售许可证(如有)

21.信贷业务申请书及附件(原件)，有效的商品购销合同

22.董事会等同意申请信贷的证明或具有同等效力的证明(原件)

23.第三方提供保证所需文件：

(1)同意保证意向书(原件)

(2)董事会同意提供担保的决议或具有同等效力的证明(原件)

(3)保证人基本情况材料，包括：营业执照(复印件)、 法定代表人身份证明(原件或复印件)、签字样本(原件)、 法人组织机构代码证(复印件)、 贷款证(卡)(复印件)、 公司合同或章程(复印件)、 客户近3年及近期财会报告(原件或复印件)、 有权部门批准成立事业单位机构设置的文件(复印件)、 担保评价报告(原件)、履行保证责任通知书

24.抵押或质押方式所需文件：

(1)同意抵、质押意向书(原件)

(2)抵押(质)物评估报告(原件)

(3)评估单位资格证明(复印件)

(4)抵押物(质物)权利证书，如土地使用权证、房屋产权使用证(复印件)

(5)有处分权人同意抵押(质押)的证明文件，包括：董事会同意抵(质)押的决议或具有同等效力的证明(原件)、 第三人同意提供抵(质)押的书面申明(原件)、 全体共有人同意抵(质)押的证明(原件)、 海关同意抵(质)押的声明等(原件)、 国有资产管理部门对企业关键设备同意抵押的证明(原件)、其它有权机构同意抵(质)押的证明(原件)

(6)抵(质)押人有关身份证明(原件或复印件)

(7)抵(质)押物保险单据(原件或复印件)

(8)抵(质)押登记证明(原件)

(9)质物不予挂失的登记证明(原件)

25.信贷业务评价报告(原件)

26.信贷审批决策文件(原件)

27.各类信贷合同(原件)

28.各类保证合同、抵押合同、质押合同(原件)

29.核定贷款指标通知单(放款通知书)

30.贷款转存凭证(提款通知单)

31.信贷业务发放(办理)后至回收期间

(1)历次信贷资产检查报告及信贷后评价报告(原件)

(2)提前还款申请书

(3)调整利率通知书

(4)信贷到期通知书

(5)提前归还贷款通知书

(6)催收利息通知书

(7)逾期贷款(垫款)催收通知书及回执

(8)贷款展期申请书及调查评价报告(原件)

(9)展期还款协议书及担保文件(原件)

(10)贷款还款凭证.

(11)不良资产化解专题报告(原件)

(12)担保物、偿债物领用、退回、变更保管通知书(原件)

(13)起诉通知书回执(原件)

(14)涉及诉讼、仲裁等法律文件(原件)，包括委托代理协议、起诉状、立案通知书、答辩状、判决书、调解书、上诉状、撤诉申请书、财产保全申请书、支付保全申请书、破产清偿申请书、强制执行申请书、财产处理情况、裁定书及资产管理报告等文件材料

(15)还款记录、收回本息结清凭证(复印件)

(16)其他需要归档的材料

33.企业历次重大投资、经营决策、资产重组、兼并等事项对本公司信贷资产质量影响分析报告

34.有权部门下达的下年度投资框架计划或建设单位提出的下年度投资建议计划(复印件)

35.设备、材料订货合同清单

二、保证业务另需材料

1.交存保证金的会计凭证(原件)

2.出具保函协议书(原件)

3.反担保函

4.垫款通知单

5.收回并注销的保函(原件)

6.企业存款帐户对账单(复印件)

7.其它有关材料如投标须知、中标通知、邀请投标通知等