常见商业应用文的书写要求

　　商业应用文的种类繁多，书写格式各不相同。若要写好应用文需要作者应具备一定的观察认识能力、调查研究能力、分析综合能力、书面表达能力、信息处理能力及经办业务能力等。现主要介绍几种常见的应用文书写要求。

　　(一)计划

　　1．计划的概念及格式

　　计划是指根据党和国家的方针、政策和上级的指示要求，结合本企业的实际情况，预先为完成某项任务而写出的打算或安排的文书。我们在实际工作中所说的安排、方案、设想、规划和打算等都是计划，计划是针对今后工作而言的。常见的计划格式有条文式和表格式两种。

　　2．计划的内容

　　(1)情况分析

　　在制定计划前，要分析研究工作现状，充分了解下一步工作是在什么基础上进行的，是依据什么来制定这个计划的。

　　(2)工作任务和要求

　　根据需要与可能，规定出一定时期内所应完成的任务和应达到的要求。提出的计划指标，必须是先进的，即通过努力所能达到的指标。

　　(3)工作方法和措施

　　在明确了工作任务以后，还需要根据主客观条件，确定具体的工作方法和步骤，采取切实可行的措施，以保证工作任务的完成和计划的实现。

　　3．计划的写法

　　(1)计划的名称 在标题或名称里一般应包括订立计划的机关或单位名称、计划的种类、事由、文种和期限。如“某制药有限公司2006年工作计划”。也可由单位、事由和文种组成。

　　(2)正文部分 一般包括工作目的和要求，工作的项目和指标，实施的步骤和措施等。简单地说就是要做什么，怎样去做，做到什么程度为止。应注意的是不要写套话、空话和大话。

　　(3)落款 写明制订计划的单位(标题中已注明单位名称者可不写)和日期。

　　4．编写计划应遵循的原则

　　(1)要贯彻党的方针政策在制定计划之前，必须认真学习党的方针政策，深刻地理解和领会党的方针政策，懂得什么事情不能做，哪些事情应该去做。

　　(2)要从实际出发根据当地存在的实际情况及其发展规律来制定计划、并且应使中心工作与一般工作相结合。既要突出中心工作，又要兼顾一般工作。

　　(3)计划指标的确定计划中确定的指标应把需要与可能相结合，并且要留有余地：即经过努力，能够实现的目标，切不可贪大求功。目标太高或太低都会挫伤群众的积极性。

　　(4)制定计划应重点突出制订计划时不能面面俱到、同等侧重，文字表达必须详略得当，突出主要部分，对于经过深入调查得来的数据和指标以及保证措施等，应加以清楚说明。

　　(5)制定计划要有预见性编制计划必须是开展某项工作之前。

　　(6)正确的格式因为计划不仅仅是给计划制订者自己看的，所以计划要有正确的格式，清晰的条理，使人看了一目了然。

　　(二)总结

　　1．总结的概念和特征

　　总结是对已经完成了的工作、学习或思想进行检查、分析和评判，从一定的理论高度，概括经验和教训，以指导今后工作的j种应用文体。有时它反映的内容较简单、时间较短、范围小，人们就称之为“小结”。在实际工作生活中，当工作或学习进行到一定阶段或告一段落时，往往需要回过头来总结一下，对已经过去的事情，加以回顾和分析，肯定成绩，找出问题和差距，以便把握事物发展规律，进一步做好今后的工作。通过总结，还可以为上级机关和各级领导提供情况和经验，以便加强科学管理，更好地指导工作。总结具有客观性、理论性、指导性和不很强的时间性等特征。

　　2．总结的分类

　　(1)从时间上分包括年终总结j季度总结和月份总结。

　　(2)从范围上分包括单位总结和个人总结。

　　(3)从内容上分包括学习总结、工作总结、思想总结、生产总结和劳动总结等。

　　(4)从性质上分包括综合性总结和专题性总结。

　　3．总结的写法

　　(1)标题

　　应当按照总结目的的要求和内容来拟定，力求既醒目又能揭示主题。一般有两种情况：一种是公文标题。应写明单位、时间、事由、文种。如《某股份有限公司2006年财务工作总结》。一种是新闻式标题，可以是单标题，如《某制药有限公司通过GMP认证》；也可采用双标题，正题突出中心，副标题说明单位、事由和文种，如《责任落实，效益大增，某企业实行承包责任制的经验总结》。

　　(2)开头

　　总结的开头要简明扼要，紧扣中心而有吸引力。开头的方式有概述式、结论式、提示式、提问式和对比式。

　　(3)正文

　　正文是总结的主体部分，一般包括三个方面的内容：第一，做法、成绩与经验，这是总结的主要内容。要写清楚具体做了哪些工作，采取了哪些方法和措施；取得了哪些成绩，取得成绩的主客观原因是什么；哪些做法是成功的，有什么经验和体会等。这部分内容一般比较丰富，写作中要注意处理好主次和详略的关系。突出的经验和体会要重点阐明。第二，存在的问题与教训，要写出工作中存在的问题与不足以及它们给工作带来的影响，造成的损失、失误的主客观原因以及由此得出的教训等。第三，今后工作的设想和努力方向，这部分是在总结经验教训的基础上，针对工作中的实际问题，提出改进措施，今后打算，努力方向，或者说明工作发展趋势，提出新的目标。在实际写作中，也可把这部分单独抽出来，作为结尾部分。

　　(4)署名

　　倘若单位名称在标题中或标题下面已经写出，这里就不必重复。如没有写，就应把单位名称写在正文后的右下方。

　　(5)日期

　　总结既然是对过去工作和学习情况的分析和概括，体现了一定时期内工作情况，具有一定的资料性和保存价值，如果标题中没有说明，就应当在署名下面写出来，以便今后备查。