采购与付款业务流程

　　采购付款的操作业务流程是怎样的，采购业务付款有哪些相关的手续。给大家整理了关于采购与付款业务流程，希望你们喜欢!

　　采购与付款业务流程

　　(一) 业务目标

　　1。经营目标

　　通过规范采购业务流程，确保采购业务按规定程序和适当授权进行，实现预期目标。

　　2。财务目标

　　确保采购与付款业务及相关会计账目的核算真实、完整、规范、防止差错和舞弊;保证帐实相符，财务会计报告合理揭示采购业务享有的折扣、折让。

　　3。合规目标

　　保证采购及付款业务、相关采购、招标合同等符合国家有关法律法规。 确保付款、与采购有关的货币资金管理符合中国人民银行等国家有关部门的法规要求。

　　(二) 业务风险

　　1。经营风险

　　由于采购业务流程设计不合理或控制不当，可能导致采购物资及价格偏离目标要求，或出现舞弊和差错。

　　2.财务风险

　　可能导致会计核算多记、错记、漏记物资采购成本和应付帐款以及其他应付负债，造成核算和反映不真实、不完整、不规范。

　　3.合规风险

　　可能导致采购业务处理违反国家有关规定而受到行政处罚或法律制裁。

　　(三)业务流程步骤与控制点

　　1.采购申请和采购计划

　　(1)使用单位根据生产经营、建设需要和预算，提出采购申请。注明所需物资的名称、规格、数量、技术质量标准与要求等，经单位、部门领导审核后报仓储部门审核。

　　★(2)仓储部门根据物资储备定额，符合储备定额的给予办理发货手续;定额不足的编制物资请购计划，经部门领导审核后报采购部门。

　　★(3)采购部门根据采购申请计划编制物资采购实施方案，报部门领导签字后再报主管领导审批。

　　2.编制、审定采购实施方案

　　(1)经审批的采购计划，交财务部申请资金计划。采购计划需按照货币资金内部控制制度的规定审批。

　　★(2)采购部门依据经审定的采购实施方案和资金计划制定相关采购计划。包括选择确定采购价格、供应商、采购合同、采购物资的技术指标等。

　　3.选择确定采购价格及供应商

　　(1)采购部门依据批准的物资采购实施订单和资金计划，通过询比价、招标、网上采购和公开采购信息等公平、透明的方式，并按公司物资采购的有关规定提出选择和确定采购价格和供应商的方案，经部门领导审核确定。

　　★(2)需与供应商就价格、付款方式或供货质量及要求等进行谈判确定的，由采购、财务及相关技术部门等人员组成谈判组，提出初步意见，报授权领导审定后由采购部门前头谈判。

　　★(3)对公司要求实施统一采购的大宗或进口物资，应按公司的相关规定办理。属招标采购范围的，应组织采标采购。

　　4.签订采购合同

　　★(1)大宗、批量或比较重要的物资采购必须签订采购合同。合同文本由采购部门拟订，传送财务、法律或技术有关部门/岗位审核。

　　★(2)财务、法律或技术部门/岗位依据职责权限对合同有关条款进行认真审核，提出修改意见交拟订部门修改合同文本。

　　★(3)分管业务的领导和财务总监审定合同，交授权人员签订合同。合同需报财务部、检验部、法律部门等备案。原件留采购部门。

　　(4)采购合同需要变更或提前终止时，应报原审批领导同意。重大合同变更需报公司总经理办公会研究同意。

　　5.跟踪监督合同执行

　　★(1)采购部门采购人员、合同管理人员及有关部门在合同签订后，应当跟踪并监督合同的执行。

　　(2)物资采购、技术、设计等部门和需用部门对长周期运行的关键重要设备、材料实行过程监造，确定监造方式，编制大纲，签订监造协议，落实监造责任人。

　　(3)采购人员按照采购合同中确定的制造周期、交货时间、工程项目进度计划落实催交催运措施，监督合同按期执行。

　　6.采购物资验收入货

　　★(1)质检部门对到货物资进行质量检验，出具质量检验报告书传送给采购部门、仓储部门、财务部门。

　　★(2)采购部门编制物资入库单或系统自动生成入库单(入库单应连续编号)，仓储部门对到货物资进行外观和数量检验并审核入库单，对符合合同要求的合格物资办理验收入库手续，并将入库验收单传送给财务部门和采购部门分别审核编制入帐，经会计主管复核后过帐;对检验不符合合同要求的物资，不得办理入库手续。

　　★(3)不合格物资由采购部门办理退货索赔事宜或提出折让方案，报授权部门或人员审批后进行处理。

　　7.发票检验、货款支付及核算记帐

　　★(1)财务部门对购货增值税发票进行校验认证，未能通过发票认证的必须退回重新开具。将校验审核够的发票、采购合同、货物入库验收单等信息录入系统中生成会计凭证或编制会计凭证，经会计主管审核后过帐。

　　(2)采购部门根据采购合同规定的货款支付方式及合同执行情况，提出采购资金支付申请，填制付款申请单并附采购合同、验收单据等付款依据，经采购部门领导审核签字后传送到财务部门办理货款支付和结算手续。

　　★(3)财务部门收到采购部门的货款支付申请，首先要对采购合同、购货发票、货物入库验收单等进行审核，同时对应付、预付帐款和分期付款等付款约定，以及采购享有的折扣和折让等进行审核，在审核确认无违反合同、程序和其他问题的情况下，编制付款会计凭证和填制银行付款单据，经会计主管复核、财务部门负责人审核签字后付款入帐。若需提前付款、更改合同约定条件的以及金额较大的，按规定权限报批。

　　★(4)月末财务部门与采购部门对采购预付款、备用金以及未结算的货款进行核对，发现问题即使报告并查明原因和处理。享有采购折扣或折让的，应在会计报表中恰当披露。

　　★(5)季末或半年末，仓储部门和有关资产管理部门必须对存货等实物资产进行盘点。财务部门应当派人监督盘点。

　　★(6)公司财务和采购部门应定期与客户核对确认应付、预付帐款，发现问题即使查明原因和处理。

　　8.清理、关闭合同

　　(1)合同执行完毕后，采购部门应对合同执行情况进行清理、关闭，并建立客户信用档案。

　　(2)采购部门将合同清理和客户信用情况反馈给财务部门。

　　采购与付款循环的主要业务流程

　　1.请购商品(劳务)环节的控制活动

　　(1)仓库填写请购单，通常经仓库经理签字审批。

　　(2)生产部门填写请购单，通常经生产经理签字审批。

　　(3)对于日常采购的请购，应当根据请购单进行一般授权审批，每张请购单必须经过对这类支出预算负责的主管人员签字批准。

　　(4)对于资本支出和租赁的请购，应当指定人员请购，需要进行特别授权审批。

　　2.编制订购单环节的控制活动

　　(1)采购部门负责编制订购单和发出订购单。

　　(2)采购部门只对经过批准的请购单编制订购单。

　　(3)采购部门对经过批准的请购单发出订购单，询价后确定最佳供应商，但询价与确定供应商的职责应当分离;对于大额、重要的采购项目，应采取竞价方式来确定供应商。

　　(4)采购部门收到请购单后，对金额在人民币××元以下的请购单由采购经理负责审批;金额在人民币××元至人民币××元的请购单由总经理负责审批;金额超过人民币××元的请购单需经董事会审批。

　　(5)采购信息管理员根据经恰当审批的请购单编制连续编号采购订单。

　　在采用自动化信息系统的被审计单位，通过将请购单信息输入系统，系统将自动生成采购订单(此时系统显示为“待处理”状态)。每周，采购信息管理员核对本周内生成的采购订单，将请购单和采购订单存档管理，对任何不连续编号的情况进行检查。

　　3.验收商品环节的控制活动

　　(1)验收管理员需要比较所收商品与订购单上的要求是否相符、盘点商品并检查商品有无损坏。

　　(2)验收管理员对已收货的每张订购单编制一式多联、预先按顺序编号的验收单。

　　(3)验收管理员将商品送交仓库或其他请购部门时，应取得经过签字的收据，或要求其在验收单的副联上签收。

　　(4)验收管理员将验收单其中的一联送交应付凭单部门。

　　4.储存商品环节的控制活动

　　(1)储存岗位与验收岗位应当职责分离。

　　(2)限制无关人员接近储存的商品存货。

　　5.编制付款凭单环节的控制活动

　　(1)确定供应商发票的内容与相关的验收单、订购单的一致性。

　　(2)确定供应商发票计算的正确性。

　　(3)编制有预先顺序编号的付款凭单，并附上支持性凭证(如订购单、验收单和供应商发票等)。

　　(4)独立检查付款凭单计算的正确性。

　　(5)在付款凭单上填入应借记的资产或费用账户名称。

　　(6)由被授权人员在凭单上签字，以示批准照此凭单要求付款。

　　6.确认与记录负债环节的控制活动

　　(1)应付账款确认与记录相关部门一般有责任核查购置的财产，并在应付凭单登记簿或应付账款明细账中加以记录;在收到供应商发票时，应付账款部门应将发票上所记载的品名、规格、价格、数量、条件及运费与订货单上的有关资料核对，如有可能，还应与验收单上的资料进行比较。

　　(2)记录现金支出的人员不得经手现金、有价证券和其他资产。

　　(3)在手工系统下，应将已批准的未付款凭单送达会计部门，据以编制有关记账凭证和登记有关账簿。会计主管应监督为采购交易而编制的记账凭证中账户分类的适当性;通过定期核对编制记账凭证的日期与凭单副联的日期，监督入账的及时性。独立检查会计人员应核对所记录的凭单总数与应付凭单部门送来的每日凭单汇总表是否一致，并定期独立检查应付账款总账余额与应付凭单部门未付款凭单档案中的总金额是否一致。

　　7.付款环节的控制活动

　　(1)独立检查已签发支票的总额与所处理的付款凭单的总额的一致性。

　　(2)应由被授权的财务部门的人员负责签署支票。

　　(3)被授权签署支票的人员应确定每张支票都附有一张已经适当批准的未付款凭单，并确定支票收款人姓名和金额与凭单内容的一致。

　　(4)支票一经签署就应在其凭单和支持性凭证上用加盖印戳或打洞等方式将其注销，以免重复付款。

　　(5)支票签署人不应签发无记名甚至空白的支票。

　　(6)支票应预先顺序编号，以保证支出支票存根的完整性和作废支票处理的恰当性。

　　(7)应确保只有被授权的人员才能接近未经使用的空白支票。

　　8.记录现金、银行存款支出环节的控制活动

　　(1)会计主管应独立检查记入银行存款日记账和应付账款明细账的金额的一致性，以及与支票汇总记录的一致性。

　　(2)通过定期比较银行存款日记账记录的日期与支票副本的日期，独立检查入账的及时性。

　　(3)独立编制银行存款余额调节表(不能由出纳员编制该表，否则属于内部控制设计缺陷)。
 

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