项目进度管理的基本内容

在确定项目的范围后,,项目的进度管理就是为了确保项目最终目标的按时完成所进行的一系列管理过程。

这些管理过程在理论上可概括为五个方面:

项目的活动定义、 活动排序、 活动时间估算、时间进度安排及进度控制。

1.活动定义(activity definition)

识别和定义完成项目各种可交付物所必须进行的各项具体活动。 可将项目工作分解为更小、更易管理的任务或活动,这些小的活动应该是能够保障完成交付产品的可实施的详细任务。 在项目实施中,要将所有活动列在一个明确的活动清单上,并且让项目团队的每一个成员都清楚有多少工作需要处理。 活动清单应该采取文档形式,以便于项目其他过程的使用和管理。 当然,随着项目活动分解的深入和细化,工作分解结构可能会需要修改, 这也会影响项目的其他部分。 例如成本估算,在更详尽地考虑了活动后,成本可能会有所增加,因此完成活动定义后,要更新项目工作分解结构上的内容。

2.活动排序(activity sequencing)

识别和确定各活动之间的逻辑关系或依赖关系,并形成相应的文档; 在任务描述、活动清单的基础上, 要找出项目活动之间的依赖关系和特殊领域的依赖关系、工作顺序。 在进行项目活动逻辑关系的定义时一般采用节点活动法、箭线活动法等方法, 最终形成一套项目网络图。 其中比较常用的方法是节点活动法,也称为单代号网络图法。 定义各活动间逻辑关系时,既要考虑项目组织内部希望的特殊顺序和优先逻辑关系,也要考虑内部与外部、外部与外部的各种依赖关系以及为完成项目所要做的一些相关工作,例如在最终的硬件环境中进行软件测试等工作。

设立项目里程碑也是活动排序工作中很重要的一部分。 里程碑是项目中关键的事件及目标时间,是项目成功的重要因素。 里程碑事件是确保完成项目需求的活动序列中不可或缺的一部分,比如在开发项目中可以将需求的最终确认、产品移交等关键任务作为项目的里程碑。

3.活动时间估算(activity duration estimating)

估算完成每项活动所需要的时间长度及资源。 项目活动时间估算也叫项目活动工期估算,是根据项目范围、可用资源状况列出项目活动所需要的时间或工期。 估算的时间应该现实,有效并能保证质量,所以在估算活动时间时要充分考虑活动清单、合理的资源需求、人员的能力因素以及环境因素对项目时间的影响。 在对每项活动进行时间估算时应充分考虑风险因素对时间的影响。 项目活动时间估算完成后,可以得到量化的活动时间估算数据,将其文档化,同时完善并更新活动清单。 一般说来,进行活动时间估算可采取以下几种方式:

(1)专家评审。 由有经验、有能力的人员进行分析和评估。

(2)模拟估算。 使用以前类似的活动作为未来活动时间的估算基础,计算评估活动时间。

(3)定量型的基础工期。 当活动可以用定量标准计算时间时,则采用计量单位为基础数据整体估算。

(4)保留时间。 活动时间估算中预留一定比例作为冗余时间以应付项目风险。 随着项目进展, 冗余时间可以逐步减少。

4.进度计划编制(schedule development)

在分析活动逻辑关系、活动持续时间长度和资源需求的基础上,编制项目进度计划。 编制项目的进度计划意味着明确定义项目活动的开始和结束日期,这是一个反复确认的过程。 项目进度计划表的确定应根据项目网络图、估算的活动时间、 资源需求、 资源共享情况、项目执行的工作日历、 进度限制、最早和最晚时间、风险管理计划、活动特征等统一考虑。

在编制项目进度计划表时,先以数学分析的方法计算每个活动最早和最晚的开始、结束时间,得出时间进度网络图,再通过资源因素、 活动时间和可冗余因素调整活动时间,最终形成最佳的项目活动进度表。

关键路径法(CPM)是时间管理中很实用的一种方法,其工作原理是:

为每个最小任务单位计算工期,定义最早和最晚开始、 结束日期, 按照活动的关系形成顺序的网络逻辑图,找出必须的最长的路径,即为关键路径。

时间压缩是指针对关键路径进行优化,结合成本因素、 资源因素、工作时间因素、活动的可行进度因素对整个计划进行调整, 直到关键路径所用的时间不能再压缩为止, 得到最佳时间进度计划。

5.进度计划控制(schedule controlling)

监测项目进度计划的实际执行状况,控制和调整项目进度计划的偏差,以保证项目的按时完成。 在项目进度计划控制中要考虑影响项目进度变化的因素,项目进度变更会对项目进度计划表及其他部分的影响,及时发现进度偏差,采取实际的措施纠正错误。

由项目时间管理的主要过程可知,对项目进行时间管理就是要在规定的时间期限内,编制出合理的、经济的项目进度计划,然后在该项目进度计划的执行过程中,检查项目实际进度是否与计划进度相一致, 若出现偏差, 应及时找出原因,采取必要的补救措施。 如有必要,还要调整原项目进度计划,从而保证项目按时完成。

需要注意的是,项目时间管理的这些主要过程作为各自独立的因素,虽然在理论上界限分明,但在项目管理的实际过程中,项目时间管理的主要过程之间及其与其他知识领域的过程之间通常是相互影响和相互制约的,甚至有时是无法区分、 相互重叠和影响的。 在每个项目阶段,每个过程通常至少发生一次。 根据项目需要, 每个过程可能会需要一个或多个个体或项目组织的努力。

有些项目,特别是一些小项目,其某些管理过程甚至可以合并在一起视为一个阶段。 例如一些小型项目中的活动排序、活动时间长度估算和进度计划编制之间的关系极为密切, 甚至可以由一个人在较短时间内完成,因此可以视为一个过程。

项目进度管理的每个主要过程大致可以分为四个阶段, 其先后顺序是:

编制进度计划、实施进度计划、检查与调整进度计划、分析与总结(也称处理阶段)。在前一循环和后一循环相衔接处,靠信息反馈的作用,使后一循环的进度计划阶段与前一循环的分析总结阶段保持连续, 解决前一阶段遗留的问题并应用其经验,使项目进度工作向前推进一步,水平提高一步。 每一循环构成一个封闭的回路,不同项目阶段从发展上看,应呈水平逐步提高的趋势。 为使项目管理水平不断提高,在每个循环的开始阶段(计划编制阶段),都应对前一循环的最后一个阶段(分析与总结阶段)遗留的问题,采取有力的措施加以解决。

尽管在实际中,项目时间管理的五个过程表现出难以截然分开的特点,但由于每一个过程所使用的工具和技术不同,因此在理论上将其明确分开进行学习还是很有必要的。