时间管理：用“80/20法则”分配时间

意大利经济学家帕雷托提出了“80/20法则”：原因与结果、投入与产出、努力与报酬之间本身就存在着无法解释的不平衡。通常情况下，结果产出或报酬是由少数的原因、投入以及努力产生的。如果用数学方法计算这个不平衡，获得的基准线是80/20关系，即结果、产出以及报酬的80％取决于20％的原因、投入和努力。

例如，企业80％的销售额源于20％的顾客，个人80％的电话来自20％的朋友，社会80％的财富集中在20％的人手里，20％的人口以及20％的疾病会消耗社会80％的医疗资源等。

帕雷托强调，在所有特定群体中，假如能够控制那些具有重要性的少数因子，就等于能控制全局。这个原理历经演化，已成为当今管理学界所熟知的“80/20法则”，也就是80％的价值来源于20％的因子，剩下的20％的价值则来源于80％的因子。

同样，管理者可以将此法则用在时间管理上。那就是，在人们所做的努力中，通常有80％的收获来源于20％的时间付出，而另外80％的时间付出则只带来20％的利益。

因此，“80/20法则”给我们带来的一个重要启示就是：尽可能避免把时间花在那些琐碎的、不怎么产生效能和价值的大多数事情上。因为即便花了80％的时间，我们也只能获得20％的收效。要尽量把时间花在那些少数却重要的事情上。要知道，解决这些重要的少数事情，只需花20％的时间就能获得80％的收效。

也就是说，假设一个人一天的工作要求完成十件事，根据“80/20法则”，其中只有两件事需要集中一个人80％的精力和时间去完成。完成这两件事情，就能获得80％的价值，即最大的价值。因此，我们应认真地挑选价值80％的两件事情去做。至于其他八件事，可以延缓推后或授权给他人去做，或另做安排，甚至暂时不做。因为这八件事所获取的价值远远低于那两件事的价值。

例如，只会见销售量占80％的那部分20％的客户，只批阅信息量占80％的那部分20％的文件，去听取20％下属80％的建议，一定出席发挥80％作用的20％的会议。

美国企业家威廉·穆尔还是一位油漆销售员时，第一个月只挣了160美元。他仔细研究了自己的销售图表，发觉80％的收益都来自20％的客户，可是他却在对待每个客户时花费同样多的时间。于是，他要求公司把他最不活跃的客户重新分派，而他就把精力集中投入最有希望的客户上。没过多久，他一个月就可以赚1000美元了。穆尔一直坚持这个原则，最终让自己成为了凯利穆尔油漆公司的主席。

人们的时间和精力都是有限的，要想在有限的时间里做出不俗的成就，就应该运用好“80/20法则”，将时间和精力花在那些重要的事情上。那么，怎样运用这个法则呢？可以依照下面三个步骤来做。

第一步，列出你每天的全部工作。

第二步，依据下列表格对工作进行分类。

第三步，依据表格分配时间和精力。

下面，我们再举一个具体的例子来说明一下如何运用“80/20法则”。

根据“80/20法则”来合理分配李经理一天的时间。

第一步，列出所有工作事项。

• 参加例会。

• 和人事经理讨论奖金问题。

• 审批文件。

• 接听电话。

• 拟定招聘计划。

• 会见客户。

• 辅导下属(3 件)。

• 老总召见。

• 处理应急事项(3 件)。

• 撰写工作总结。

• 和财务经理谈预算费用问题。

第二步，给工作价值分类。

第三步，如何分配时间和精力。