会展策划案的基本要求及会展策划的前期准备与步骤

　　导语：会展策划案的撰写，是成功发动、策划、组织和实现会展活动的关键，属于现代运营管理中的“产品设计”环节，我们来说说：会展策划的基本要求，会展策划的前期准备，会展策划的步骤。

　　一、会展策划的基本要求

　　1、形式的规范性

　　会展策划文案在形式上必须合乎规范，主要包括：

　　结构框架规范。策划案的结构要完整，从前言、正文和附录，不能有缺失。

　　概念使用规范。会展策划属于专业策划，使用专业术语必须规范，否则在执行中容易出现误会，执行不到位。概念使用前后一致，符合行业标准，不能随意使用口语化语言。

　　文本编辑规范。在文本编辑上，从封面标题、目录、内容、图表，都要细致入微，统一字体、字号格式;目录页码与正文要准确对应;行间距、段间距要统一;图表格式要规范，不引用带水印的图表。如果需要引用的图表不清晰，就要自己动手重新绘制清晰图表。

　　标识系统规范。设计logo和图像要精细，不能出现马赛克或者模糊不清的情况;形成规范的标识系统与策划风格。

　　2、系统性

　　会展策划案的内容要做到系统性。从内容上看，各个章节之间的关系要合乎逻辑，不能出现逻辑混乱。先后顺序要有层次性，结构合理，不能出现内容缺失。各个环节的内容不能出现时间冲突，任务冲突，更不能出现内容冲突。内容的系统性体现在三个方面：一是事项的系统性，策划的各个事项内在的关联清楚，涉及的人、事、任务和责任岗位、资金安排、条件保障安排清楚;二是时间的系统性，所有的工作都应当建立时间序列的合理安排，不能出现时间冲突，人和事都与时间进度建立精准对应关系;三是空间的系统性，会展活动要做好空间安排，所有活动均要对空间进行描述、测量、绘制平面图，确定重要点位的布局和安排，空间布置与设备选择，人员配备，构建起空间的系统性。

　　3、论证的科学性

　　策划案的关键在于论证的科学性。论证环节不科学，方案就不可能具有可行性。因此，在会展策划案的编撰过程中，要重视科学方法和科学数据的运用。论证的科学性体现在很多方面，如：使用概念要严谨，不能随意乱说乱写;引用数据应当标注来源，数据来源要权威;可行性研究中，不能用图表代替论证，SWOT分析要有文字表述;竞争对手分析要详细采集数据，进行比较，并与策划方案的内容关联起来，不能道听途说，随意从网上复制;重要数据要进行调查研究，采集数据，要亲自到现场考察调研，和相关企业进行面谈或电话沟通，不能凭空想象，更不能杜撰支撑材料;财务分析的数据要有科学依据，不能随意杜撰等等。

　　4、活动的艺术性

　　会展产业属于体验产业，会展活动非常重视现场的体验。因此，在会展策划案的撰写过程中，要高度重视艺术性。不但文本要美观，展示课件设计要美观，路演各个环节都要美观。从活动策划的形象标识体系到颜色搭配，从文案美观程度到活动设计的艺术形象，都要重视艺术性。

　　二、会展策划的前期准备

　　1、公司定位

　　首先对目标市场进行分析，目标市场不同，所在区域不同，市场维度也不同。在做展会策划之前要对目标市场进行分析，明确目标市场后再做打算。其次做好产品定位，目标市场明确后，安排符合当地市场和流行元素的参展产品。展会设计应符合当地市场的文化，参展产品也要符合目标市场的元素。

　　2、资料准备

　　收集参展国的法律法规、海关政策、税收规定等，了解目标市场的语言差异化，以此丰富自己在展会上的谈资。还需要进行客户信息搜索以及竞争对手对比，知己知彼百战百胜。最后要准备公司及产品的简介PPT、视频、报价单以及准备展会设计。

　　3、展前培训

　　对参与展会的人员进行培训。新产品及重点产品的培训、时事动态及相关产品趋势的培训、根据展会策划流程进行场景模拟、应急方案的预演等。活跃气氛的环节也需要展会人员来带动现场气氛以达到好的效果，比如抽奖环节、现场互动小游戏等。

　　三、会展策划的步骤

　　1、调查与分析

　　展会的市场调查是选定会展项目的重要依据，它是展会策划的基础，也是必不可少的第一步。市场调查的主要内容包括展会环境的调查、展会企业情况的调查、展会项目情况的调查、展会市场竞争情况的调查以及参观商、支持协助单位等情况的调查。只有在充分了解市场潜力、市场限制以及市场动态等信息的基础上，才能有的放矢地进行策划。

　　2、确定展览会的类型

　　组织者首先要明确自己所主办的是什么类型的展会，因为政府主办的展会、公益性质的展会和商展览会在具体操作模式和策略的制定上有很大区别。

　　3、工作划分

　　按实际需要将工作分为招展招商组团、设计施工、展品运输、宣传联络、行政后勤、展台工作、后续工作等几大类，在各大类之下详细列明具体事项，弄清工作之间的关系。要定期检查工作进度和质量，及时发现并解决问题，以保证整体工作协调正常运作。

　　4、展会设计

　　用心的展会设计商业展会展示设计是以传达展览信息，吸引参观者为主要机能的有目的、有计划的环境、展台、展品设计。好的设计能提高展会的品位，吸引参展者、参观者，对产品营销也起着潜移默化的作用。