办公自动化在教学管理中的运用

办公自动化在教学管理应用的紧迫性

　　1.办公自动化是高校教学管理发展的必然要求现代意义上的办公自动化不仅包括公文流转、查询检索、实时办公、信息处理等部分，还包括决策支持系统，使办公自动化理论和实践在智能化方面取得更大发展，办公自动化的内涵又被进一步扩充。信息时代的到来，信息技术的发展，将使办公自动化建设理论和实现手段继续发展。高校的教学管理部门是学校各项政策的推行者，也是学校师生的服务者。其办公自动化程度的高低，不仅关系到自身的管理水平，也关系到学校数字化建设的进程，乃至学校的形象和声誉。笔者作为工作在教学管理部门第一线的工作人员，对此深有体会。因此，我们必须加大力度，积极进行高校办公自动化的建设。一个学校实现办公自动化的程度是衡量其实教学现代化管理程度的重要标准之一，也是促进学校科学发展的方式之一。

　　2.教学管理的工作特点需要办公自动化

　　1)日常事务繁琐，工作任务量大。教学管理工作涉及到高校教学工作的方方面面。既有日常的教学管理工作，又要处理一些突发性的教学异常情况。既面向全体教学和学生，又要面向职能部门和上级领导。每一项工作都涉及到学校、教师和学生的切身利益。很多时候事情需要反复地监督和催办，工作任务量大，且繁杂而琐碎，非常有必要借助办公自动化来更好地完成工作。

　　2)工作时限紧，需要科学的管理和规划。高校教学工作主要围绕着学校的教学计划和教学大纲进行，程序化的管理工作有着严格的时间限制，任务集中，责任重大，容不得半点的疏忽和失误。为学校教学秩序的正常运行提供有利的保障，需要教学管理工作实时地发布和反馈各种信息，检验工作的正确性，合理地规划工作，并对工作进行科学的管理和监督，需要办公自动化来进行科学有效的辅助。

办公自动化在教学管理的对策分析

　　1.宏观上

　　1)更新观念，科学运用。办公自动化达到在教学管理中的科学运用首先要更新观念，需要学校各级领导的高度重视和带头实践。如果学校各级领导能够自觉地不断更新观念，主动地接受和实践新的管理方式，并亲自参与规划指导，对办公自动化提供资金保证，那么对提高学校及各部门的办公自动化水平将起决定性作用。

　　2)制定规划，统筹协调。政府和教育行政部门应制定规划，统筹协调，推进电子政务工作，促进高校提高办公自动化管理水平。建立政府与高校共享的网络信息平台，积极支持高校办公自动化建设，逐步推广电子化“一站式办公”。在电子政务工作中让高校享受到优质快捷的服务，有利于高校提高办公自动化水平。

　　2.微观上

　　1)针对教学管理特点，建设办公自动化管理系统。办公自动化要针对教学管理的特点，建设办公自动化管理系统。教学计划管理人员要规划好基础课、专业课、选修课以及课程代号编号原则、学时标准、学分、课程名称等；师资管理人员要提供工作量计算方法，各种课程的计算权重等；教务科管理人员在设计教学经费时要提供各种课程(如基础课、专业课)的计算标准，设计排课子系统时要提供诸如实验课的安排原则、教室情况、教师情况等。据此，办公自动化管理系统才能将其转化为计算机语言，并经反复调试后才能正式运行[4]。同时，管理系统的正确运用要由专人负责，才能保证软件的顺利完善和应用。

　　2)提高教学管理人员素质。教学管理人员只有具备高素质才能确保办公自动化系统的良好运行，而办公自动化系统运转的稳定和高效又要求教学管理人员必须不断体改自身素质。教学管理人员必须有一定的计算机工作基础和较强的工作责任心，对办公自动化运行目标及工作体系都要熟悉。办公自动化是从多方面取代传统的人工处理和传递信息的功能和手段，在选人和用人上必须打破传统观念，确保教学人员的高素质。

　　3)硬件设施要保证。办公自动化在教学管理中有效运用必须在硬件设施上有保证。在学校教学管理部门设立专门服务器，指定专人进行维护管理，并保证校园网畅通，同时各院系或其他相关部门必须有一台专用计算机与校园网相连用于教学管理。办公自动化，必须进行科学地维护，建立有效的系统维护方法，使其在安全可靠的环境下有序的运行。