从公司层面和个人层面，说说降低沟通成本的几个建议

80年代，“时间就是金钱、效率就是生命”这句话，曾被誉为“知名度最高，对国人最有影响的口号”。30多年后互联网时代的今天，再回看这句经典，发现它仍旧值得我们借鉴。

互联网追求效率，每个企业都想在最短的时间内，创造出巨大的利益。不过现实情况却是：在具体实践过程中，往往因为沟通成本太高，最终使得结果不能令人满意。

沟通成本太高，带来的危害显而易见，比如浪费时间，项目延期交付，不必要的加班，职责的混乱等等。结合以往的经历，对于解决沟通成本太高问题，笔者提出以下建议，仅供各位参考。

公司层面

一、公司部门间的沟通问题

这主要指产品与技术的恩怨情仇，运营与设计、文案的爱恨纠葛，文案与设计的悲欢离合等问题。其实，总结起来看，部门间的沟通成本太高，本质上是需求与解决方案不能达到很好的契合，或者说没有找到最优解。所以，解决部门间的沟通成本太高问题，笔者建议：

如果需求能够当面说清楚，就不要用社交软件（QQ或者微信）解决； 要习惯使用邮件，尤其是有重要需求的提出或者重要工作任务的部署的时候，毕竟邮件易保存和查询； 对于多人参与的工作，最好能够在方案确定的前、中、后期，组织小型会议，与相关人员共同商议； 梳理出清晰的流程。分配工作时，要明确谁是第一责任人，谁是第二责任人，工作过程中的各个时间节点应该固化下来，明确奖惩机制，一切按照流程办事。

二、总部和分城市的沟通问题

除了部门之间的沟通可能出现成本过高问题，总部和分城市沟通时也会出现这种问题。由于距离较远，总部城市和分城市消费观念存在差异，这就导致了在策划活动时，总部的统一部署与分城市的的不一致、分城市自主运营能力较弱，分城市不能及时回复、活动方案修改时间较长，修改次数频繁等问题。针对以上问题，笔者的建议如下：

大型活动应由总部统一部署，各分城市可根据方案进行不同程度的微调，但总原则不变； 对于小型活动，应给分城市独立的自主权，但方案应向总部报备； 在分城市的组织架构还没有完善，需要总部扶持的情况下，分城市要将具体的工作需求罗列清楚，由总部委派专人统一调度，分配各项任务，然后将工作成果汇总到被委派人手中，再交由分城市； 应该定期举行城市间的电话会议，进行阶段工作任务部署与复盘；或总部、分城市互派人员定期出差考察，了解分城市和总部的运营情况，学习总结； 由于距离问题，总部人员可用社交软件和邮件进行任务的通知，但如果分城市没有及时回复，可致电分城市负责人知晓。

个人层面

笔者认为，在与各部门、各城市沟通的过程中，最重要的角色就是对接人。因为对接人不仅是传声筒，同时也是工作执行部门的任务分配者，以及整个工作进程的把控者。所以，这就对对接人的工作提出了很高的要求。我认为作为一个对接人，应该至少这样做：

将需求罗列成清单，并按照紧急程度进行时间的分配。 对每项工作所要取得的效果进行提前评估。 将每项工作分配给各个工作承担者，并规定完成时间。 在工作承担者工作过程中，跟踪进程。 工作初稿完成后，与任务承担者共同修改。 修改完之后将工作汇总，检查有无遗漏，并将已完成的工作，逐一勾掉。 将完成的工作交由需求者。

工作中的沟通问题至关重要，希望笔者在工作过程中总结的这些经验，对你提高工作效率会有所帮助。

以上。

 

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