时间管理方法（7种方法详细版）

GTD工作法

GTD工作法其实就是GettingThings Done 的缩写,如果将其翻译成中文的话,意思就是 “将事情做完”。

没错,只要是能将事情做完, 就是一种好的时间管理模式,有些时候时间管理就是这么简单。 当然,将事情做完,对大多数人来说,其实并非说的那么容易,尤其是在一些重要的大事上,很多人连将事情做完都无法达成,更不要说将事情做好了。

如果你能合理安排自己的时间,懂得将时间划分得更好, 你就完全可以做到将事情做完。所以我们才会推荐GTD工作法,通过这种工作方法来帮助我们管理自己的时间。

这一工作法的核心其实比较简单,就是要求我们要把自己需要做的事情记录下来,通过直观的方式来提醒自己,然后以合理的整合和安排,让我们的计,划变得更有可行性,最终,执行这些事项。

当你的工作很多的时候,选择使用GTD 工作法来安排时间,可以明显感受到自己的工作变得井井有条了,这就是一种管理能力的提升。 比如前不久,行政处的一个朋友就跟我说,最近的工作非常多,他经常丢三落四,主管多次因为他的疏忽而批评他。 更要紧的是,因为工作太多了,他经常忘记有些工作是否做过,导致一次次重复去做,不仅降低了自己的效率,而且在同事们眼里也是一种非常缺乏职业水平的表现。

我告诉他,人忙的时候确实更容易出错,因为一旦忙乱起来, 我们就不能够清晰地认识即将要做的工作,更不要说将琐碎的事情全部都记在脑中。 在这种情况下,将事项写下来一件件去做,做完之后及时进行回顾整理,划掉做过的事情,按部就班地去做下一项,能让我们的工作变得更加有条理。 这能减轻我们的烦乱心态,也能避免花费精力去记这些不必要的事情, 能让整个人变得更加轻松、更加高效。

这就是符合GTD理念的工作方式,而朋友按照我说的去做了之后,果然效率提升了不少。 其实这种工作方法的核心理念非常简单,就是将你今天打算要做的事情都写下来, 安排好每一步做什么。 我们往往都不会把它们写下来,而是记在脑子里,这就导致自己在做一件事的时候, 很难全神贯注,总是会想着还有其他的事情要做,但是当它落在纸上之后,你就会发现自己可以心无旁骛地去做手头的工作了,这样效率自然就有所提升。

让自己变专心,有些时候提升效率的程度不仅显而易见,甚至会让你大吃一惊。 而且将其他的事情写在纸上,做一个简单的计划,也可以帮助你一直记着它们,这样你就不会在过于忙碌的时候忽略一些重要的事,导致出现一些不可控的麻烦。

很多时候阻碍我们上升的往往不是我们的能力, 因为我们还没有到达能力的极限,就已经因为一些不好的工作习惯而寸步难行。 比如很多时候, 我们想要做的事情却很难落实,明明跟别人说自己一定能做到,最终却连开始都没有,而采用GTD的模式进行工作,更容易确保自己将该做的事情都落实下来。积少成多,最终可以在长远的人生道路上对我们产生积极的影响。这种方式非常适用于拖延症患者。

很多人之所以拖延,并不是因为自己感到疲倦,而是因为大量的事务积压在自己的脑子里,意识中认为自己要做很多事,就会产生心理上的抵触。 然而最后回顾,你会发现自己所能做的,不过是打算中的一两件而已,你只是在想象当中非常忙碌,本身并不是这样。

GTD其实就是在两个方面帮助我们进行时间管理,并让自己的效率变得更高。

第一个方面就是让大脑变得更加轻松,解放不必要的内存。 很多时候, 我们之所以做到的事情很少, 就是因为自己想得太多,而一件事情想得越多,就越难以落实, 你把它想得越难,就越不愿意开始。 所以我们说这件事在你脑袋中所占的内存大小,跟你现实生活中完成进度多少是成反比的。 因此, 将要做的事情记录下来, 其实就是从大脑里搬运到了笔记本上,解放了我们的大脑。

第二个方面则是帮助我们提升行动力。 在想要做一件事的时候,我们往往、并不会想到该怎么做 但当我们将这件事写下来的时候,就可以加深自己的思考,并且将这种计划变得更加具体。比如我们决定要在一天之内做好几件事,但如果你不写下来的话,你甚至连什么时候开始做、 先做哪一件、 怎样做,都不会去细想。而当你真正写下来的时候,你就明白了,自己应该怎样去做,相当于有了一个落实的指导计划,这种方式,无形之中就帮助我们提升了行动力。

GTD工作法的5个步骤

这一理念拥有五个步骤,分别是收集、整理、组织、回顾和执行。 每个步骤都有它自己的特色,也都会对我们的工作产生一定的影响。

1.收集

我们首先要做的就是收集信息,将自己脑海中计划的事项罗列下来,同时将一些不成熟的想法也写下来。 要记住,你只是收集信息,而不用考虑如何整理,所以你完全可以将这些看似烦琐的想法都罗列在一张纸上,唯一要确保的就是完整, 千万不要有所遗漏。

这种方式其实相当于在转移我们大脑的压力,当你把这些提醒事项写在纸上的时候, 就不用再记在脑子里给自己增添压力了。 当你将这些烦琐的问题赶出自己的大脑后,你就可以进行下一步了。

2.整理

第二步就是对我们之前所收集的信息进行整理。 我们收集时写下的有些事项是可以立刻实施的,有些却只是一个不成熟的想法,连可行性都未必有,此时,我们就需要通过整理,将其分门别类归置,然后明确自己应该先做什么后做什么、什么可以做、 什么暂时不能做。

不能做的内容也并非就毫无意义了,你可以将它们整理在专门的资料夹中,也许以后遇到机会可以实施。

在我们整理的时候,有些事情其实占用的时间和精力并不多,比如发一个邮件、签一份文件等。 此时你就要关注一下,是否能在两分钟之内将这件事做完,如果能的话就立刻着手去做,如果要耗费的时间比较长,那么就将它整理下来,放到下一个环节处理。

3.组织

整理之后,组织这一步骤应该算是最核心的步骤了。 因为这一步骤不仅是要对整理的资料进行分析,还要制订出真正能够落实到行动上的计划。 比如将要完成的事项重点应该在哪些地方、应该花费多长时间做完、 做的时候应该注意什么步骤,这些都是在组织的时候,需要你去关注和确定的。

4.回顾

系统回顾也是一个关键的环节,每 周我们都应该对自己的工作进行回顾和检查,这样你会发现有些工作可能已经过期了,不需要再完成,就可以将其从清单当中删掉。 还有个事项,可能重要程度提升了,你就应该在清单当中提升它的级别,保障自己接下来能够更早的将这件事情完成。 同时每周的回顾还是对上一周工作的总结和下一周工作的计划,通过这种回顾,我们可以对自己当前的工作状态和进程有非常深刻的了解,便于把握自己的工作节奏。

5.执行

任何计划,如果不能落实到行动 上,都是空谈,再好的计划我们的目的也是为了更好的执行,所以这一环节才是重中之重。 在具体的执行过程中,你还可以根据所面临的情况变化而调整原本的计划,通过不断调整来适应当前的工作状态。

记住一定要有执行力, 如果你的执行力缺乏,在真正实施的时候没有办法下定决心提高自己的效率,那么前面所做的再多准备工作都是毫无用处的。

GTD工作法每天都要收集整理吗

不需要