绩效信息收集与收录

(一)绩效考核信息采集方法

实施绩效考评时应该搜集各种有关的数据资料, 以便对员工做出正确而全面的考评,如果未能做到这一点,就只能凭模糊的记忆来评判。 因此,人力资源部门设计印制的各种对部门和员工绩效进行考评的相关表格, 应明确规定填报考评表格的时间。 人力资源部门在发出表格后,如果在规定的时间内仍未能收齐考评数据记录,则应与部门负责人联系,以确保绩效考评工作的顺利进行。

绩效考评工作的延误可能是部门负责人工作非常繁忙,没有时间交考评表,也有可能还有其他的原因。 因此,在考评期限内,应及时了解绩效信息的收集情况,与负责考评的各有关人员进行沟通,要求其按时完成本阶段的绩效考评和信息报送工作。

绩效信息如何采集,要有明确的信息采集方法,不同的绩效指标,信息采集方法也不一样。 有的绩效指标要通过平时的工作记录来考评绩效的完成程度,如客户投诉率就需要通过投诉记录来检查;有的绩效指标需要通过具体数据来核查绩效完成情况,如经营指标完成情况要通过财务数据或统计数据来说明问题; 有的绩效指标需要通过问卷调查法来检查绩效指标完成情况,如满意度之类的绩效就需要通过对服务对象满意度的调查来进行分析等。

概括起来,常见的绩效信息采集方法主要有以下几种:

1.实地调查法

所谓实地调查法, 即负责考评的人员到实际工作地点调查工作完成的情况,对工作地点有关人员提供的绩效考核信息,考评人员客观、如实记录,并要求提供绩效信息者对所提供信息的验证签字, 以确保绩效信息的准确性。 通过此种手段采集的绩效考核信息比较客观,但是如果信息源选择不当,也可能会出现偏误。

2.现场记录法

所谓现场记录法, 即考评人员到工作现场或绩效指标指定场地进行检查,采集绩效信息。 如考核指标规定“公司召开会议不得迟到,每迟到一次扣1分",那么就必须有专门人员在会场进行监督,记录迟到人员和迟到时间。

3.数据积累法

所谓数据积累法, 即考评人员到有关数据统计或汇总的权威部门查证有关数据采集考核信息。 企业中常见的数据提供部门包括财务部、办公室、行政处、人力资源部门、纪检室等,为了确保数据收集的及时性,可以根据绩效指标的属性,建立常态的绩效数据收集机制,由相关部门在规定的时间点上提供相关的信息或数据。

4.问卷调查法

问卷调查法是指通过向服务对象发放调查表,征求服务对象的意见和满意度,以此作为考评的依据。 调查表上要列出需要调查的绩效项目和指标,项目指标要简单明了,通常采取选择回答的方式。 这样便于调查对象节约时间,愿意配合进行调查。 这种方法中问卷的设计非常重要, 它关系到绩效信息准确与否, 因此必须做好问卷设计工作。

5.抽样调查法

在绩效考评过程中,限于精力和成本,不可能对所有的内容都进行全面考评,特别是行为类指标, 行为时时在进行,不能全天候地观察所有员工的行为,只能采取抽检的方式,抽查员工规定绩效。 但是抽样也并不是无目的地进行抽取,统计学中有一些方法可供选择。

(1)单纯随机抽样。

单纯随机抽样是在总体中以完全随机的方法抽取一部分观察单位组成样本(即每个观察单位有同等的概率被选人样本)。 常用的办法是先对总体中全部观察单位编号,然后用抽签、随机数字表或计算机产生随机数字等方法从中抽取一部分观察单位组成样本。 其优点是简单直观,计算简便;缺点是当总体较大时,难以对总体中的个体进行一一编号,且抽到的样本分散,不易组织调查。

(2)系统抽样。

系统抽样又称等距抽样或机械抽样; 即先将总体中的全部个体按与研究现象无关的特征排序编号;然后根据样本含量大小, 规定抽样间隔; 随机选定第i(i《5)号个体开始,每隔一个k, 抽取一个个体,组成样本。 系统抽样的优点是易于理解,简便易行;容易得到一个在总体中分布均匀的样本,其抽样误差小于单纯随机抽样。

缺点是抽到的样本较分散,不易组织调查; 当总体中观察单位按顺序有周期趋势或单调增加(减小)趋势时,容易产生偏倚。

(3)整群抽样。

整群抽样是先将总体划分为K个“群” ,每个群包含若干个观察单位,再随机抽取k个群,由抽中的各群的全部观察单位组成样本。 整群抽样的优点是便于组织调查,节省经费,容易控制调查质量。 缺点是当样本含量一定时,抽样误差大于单纯随机抽样。

(4)分层抽样。

分层抽样是先将总体中全部个体按对主要研究指标影响较大的某种特征分成若干 “层” ,再从每一层内随机抽取一定数量的观察单位组成样本。 分层随机抽样的优点是样本具有较好的代表性,抽样误差较小,分层后可根据具体情况对不同的层采用不同的抽样方法。