情形分析图的应用步骤

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情形分析图的应用步骤

　　该工具使用起来很简单，包括下列几个步骤：

　　第一步，准备一张挂纸。

　　第二步，将影响对象(课题、难题或项目名称)表述出来，并把它写在挂纸中央的椭圆里。

　　第三步，开展集体讨论，激发群体思维，尽可能找出影响问题的所有因素。这里，可以使用5W2H法，也可以使用六顶思考帽、头脑风暴法，以及其他脑力激荡方法。

　　第四步，将每一个因素列出来，并用箭头指向挂图中央的椭圆。

　　第五步，逐一分析这些因素，并逐一找出对策，对策写在因素的旁边，为了区分，不同因素可以使用不同色彩或字体。

　　例如，某办公室的秘书面临一个头痛的问题：经常不得不重新打印文件。

　　针对这个问题，秘书画出了如图1所示的情形分析图。在图中，显示出有6个主要原因，相应地有6个对策。一个原因是“作者修改稿件”，预防对策是“作者事前定稿”；“缺乏沟通”是一个原因，预防对策是“作者和打字员互相讨论”；“准备太匆促”是一个原因，预防对策是“尽早提出要求”等。