项目管理成熟度诊断方法

每当项目管理进行到一定的阶段,无论团队成员,还是团队管理者,可能都会想要知道所在团队的管理运作状况, 目前已经达到了什么程度,处在什么位置, 后续改进方向在哪里, 改进措施是什么···想要准确认知这些问题,就得进行项目管理成熟度诊断。

通常来讲,互联网项目的项目管理成熟度诊断可以分为两种应用场景:

第一种,站在团队成员内部视角的诊断方法, 即项目管理成熟度的团队内部诊断方法;

第二种,站在团队成员外部视角的、更高层的诊断方法, 即项目管理成熟度的团队外部诊断方法。

这两种诊断方法所针对的诊断对象是同一个团队,只是诊断方法、视角不同。 项目管理成熟度诊断的主要目的, 是帮助团队不断提升、进步,找到可以持续改进的目标、方向和指导行为。 无论进行哪种成熟度诊断,每一次的成熟度诊断结果都是团队的一次历史积淀,并在某种程度上预示着未来。 需要注意的是,项目管理成熟度的团队外部诊断方法主要适合项目经理、敏捷教练、职能经理和团队 Master 等人员来使用,不适合团队成员直接用于团队的自我诊断、评价。

项目管理成熟度诊断只为团队提供在某一时间跨度上各诊断维度的进步、退步程度,它是团队自己跟自己比较的一种状态描述, 而不是跨团队比较的度量标准。 项目管理成熟度诊断方法主要通过若干个诊断维度 诊断项、诊断等级和诊断要点来展开评估。 其中,各诊断维度、 诊断项都有与之相应的诊断等级和诊断要点,它们的内容和数量都可以由团队根据自身的实际情况来定义、使用。 项目管理成熟度诊断方法可以看作一种开放式框架协议, 诊断维度如同房屋装修中的承重墙,建好之后在装修中就不可以改变; 诊断项、诊断等级和诊断要点如同房屋装修中的非承重墙,建好之后在装修中依然可以改变。项目管理成熟度的团队内部诊断方法、团队外部诊断方法,要求团队每个季度进行一次大约两小时的自评及讨论, 在对若干个诊断维度逐一自评之后,从里面挑选两三个诊断维度来讨论改进意见,并落实后续行动计划,以便于持续改进。

它们的主要过程和操作步骤基本类似,概要总结如下。

第1步,讨论并定义基础框架协议

团队根据自身实际情况讨论并定义基础框架协议,主要包括但不限于诊断维度 、诊断项(可选)、诊断等级和诊断要点,并针对每个诊断等级赋予相应的分值,譬如各等级对应的分值依次是1分、2分....·5分,如果诊断等级暂时不确定或者有其他未知情况,都计为0分。

第2步,默读诊断等级及其诊断要点

当进入某诊断维度之后,团队成员开始从低到高(自下而上)地默读各诊断等级所对应的诊断要点,如果团队目前的真实状况与某诊断等级所对应的诊断要点中的任意一条描述不符,那么就视为该团队目前还尚未达到该诊断等级所要求的成熟度。 此时请立即停止阅读。

第3步,对诊断项进行评分

团队成员准备好代表某一诊断等级的打分,以及尚未达到该诊断等级的具体事例。 团队通过默读诊断要点的描述并出牌, 或者以直接讨论的方式来达成一致,选取各团队成员评分中的最低分作为团队在该诊断项的最终得分。 如果某团队的项目管理成熟度诊断没有自己定义诊断项, 那么可以将诊断项的条目得分忽略不计,直接进入下一步。

第4步,对诊断维度进行评分

对每个诊断维度进行评分的时候,首先让团队成员仔细阅读诊断要点描述,共同确认每个诊断项的得分; 然后大家同时出牌, 出牌评价等级低的团队成员需要向出牌评价等级高的团队成员解释,就现阶段来讲, 团队还尚未达到该诊断等级的主要原因及其具体事例,并相互讨论。 团队在某诊断维度的最终得分选取各诊断项得分的平均值。 如果某团队的项目管理成熟度诊断没有自己定义诊断项,那么每个诊断维度的得分就选取各团队成员评分中的最低分。笔者建议,团队尽量定义和使用自己的诊断项,每个诊断维度评分讨论的时间需要控制在10分钟以内。

第5步,输出诊断结果

结合团队自己定义的诊断维度内容,利用 Exce1 制作雷达图,在诊断维度、诊断项和诊断等级的 Exce1列中输入相关评分项的分数,即可输出项目管理成熟度的诊断结果,以Exce1雷达图的形式来呈现。

第6步,改进意见讨论

团队根据诊断结果, 选取两个或者三个诊断维度来讨论后续改进意见。

建议选取的方法是:

选取评级得分最低的诊断维度,或者相对于以前有明显退步的诊断维度,或者长期都没有进步的诊断维度,或者有严重短板的诊断维度。

当团队得到准备改进的诊断维度之后,将其对标更高一级的诊断等级,针对尚未达到该诊断等级的原因,讨论输出改进目标、行动方案并落实责任人。 每个诊断维度改进意见讨论的时间需要控制在10分钟以内。

团队通过执行以上六个步骤,输出项目管理成熟度诊断的结果。项目管理成熟度诊断方法本身的使用并不难,最难的是第1步, 即讨论并定义团队的基础框架协议,也就是说, 团队如何根据自身的实际情况来定义适合团队特点的诊断维度、诊断项、诊断等级和诊断要点,进而形成团队自己的项目管理成熟度诊断模型。

 

项目管理成熟度诊断方法的实践成功秘诀总结如下:

项目管理成熟度的团队内部、外部诊断,都是每个季度各进行一次;

每次进行团队内部诊断和外部诊断的时候,都不宜超过两小时;

团队讨论并定义好的诊断“基础框架协议” ,不要在短期之内随意改动;

实践项目管理成熟度诊断方法至少要连续做三次, 才能全面看到变化;

诊断之后的输出结果和改进意见讨论,需要足够重视,充分跟进和落实;

诊断本身不是目的,重点是帮助团队更好地找到持续改进的目标和方向。