项目管理的定义

什么是项目管理

项目管理从字面上的理解就是“对项目进行的管理” ,当然这只是其最初的概念,不过从这里,我们可以看出两个方面的内涵,一个是项目管理属于管理的范畴,另一个是项目管理的对象是项目。

随着项目及其管理实践的发展,项目管理的内涵也得到了充实和发展。 现在我们所讲的项目管理一般是指为达到项目目标,项目负责人和项目组织运用系统理论和方法, 对项目进行全过程和全方位的策划、组织、 控制、 协调的总称,它已经成了一种新的管理方式。

管理一个项目时,通常我们需要识别需求,也就是说在规划和执行项目时,处理干系人的各种需要、 关注和期望,其次就是平衡相互竞争的项目制约因素,比如范围、质量、 进度、预算、资源、风险等方面。

当然了,具体的项目会有具体的制约因素。 这些因素间的关系是任何一个因素发生变化,都会影响至少一个其他因素。 例如,缩短工期通常都需要提高预算,以增加额外的资源,从而在较短时间内完成同样的工作量; 如果无法提高预算,则只能缩小范围或降低质量,以便在较短时间内以同样的预算交付产品。

因此,为了取得项目成功,项目团队必须能够正确分析项目的状况以及平衡项目的要求。 由于可能发生变更,项目管理计划需要在整个项目生命周期中反复修正、渐进明细。 渐进明细是指随着信息越来越详细和估算越来越准确,

而持续改进和细化计划。 它使项目管理团队能随项目的进展而进行更加深入的管理。

总结来说,项目管理贯穿于项目整个寿命周期,它是一种运用既规律又经济的方法对项目进行高效率的计划、组织、指导和控制的手段, 并在时间、技术和费用上达到预定的目标。

项目管理包括的要素

要想彻底地了解项目管理,就必须理解其所涉及的各种要素,也可以说是体系。 在早期的项目管理中,人们主要关注的是项目的成本和进度, 后来又扩展到质量。 直到最近十几年,项目管理才逐渐发展成为一个涵盖5个具体阶段、9大知识体系的单独的学科分支。

项目管理是通过合理运用与整合42个项目管理过程来实现的。 可以根据其逻辑关系,把这42个过程归类成5大过程组(即5个阶段: 启动、计划、实施、监控、收尾)及以下9大知识体系。

(1)项目整体管理。

项目整体管理是为了正确地协调项目所有各组成部分而进行的各个过程的集成,是一个综合工程。 其核心就是在多个互相冲突的目标和方案之间做出权衡,以便满足项目利害关系者的要求。

(2)项目范围管理。

项目范围管理就是确保项目不但完成全部规定要做的,而且也是完成规定要做的工作,最终成功地达到项目的目的。 基本内容是定义和控制列入或未列入项目的事项。

(3)项目时间管理。

其作用是保证在规定时间内完成项目。 要求培养规划技巧。 有经验的项目管理人员应该知道,当项目偏离规划时,如何让它重回规划。

(4)项目费用管理。

项目费用管理,是为了保证在批准的预算内完成项目所必需的诸过程的全体。 要求项目管理人员培养经营技巧,处理诸如成本估计、计划预算、 成本控制、 资本预算以及基本财务结算等事务。

(5)项目采购管理。

项目采购管理,需要进行的过程都是为了从项目组织外部获取货物或服务。 项目管理人员应掌握较强的合同管理技巧。 例如,应能理解定价合同相对于“成本附加”合同所隐含的风险,应了解签约中关键的法律原则。

(6)项目风险管理。

项目风险管理, 需要识别、分析不确定的因素,并对这些因素采取应对措施。 项目风险管理要把有利事件的积极结果尽量扩大,而把不利事件的消极后果降到最低程度。 风险管理模式通常由三个步骤组成: 风险确定、 风险影响分析以及风险应对计划。

(7)项目人力资源管理。

项目人力资源管理,是为了保证最有效地使用参加项目者的个别能力。 着重于人员的管理能力,包括冲突的处理、对职员工作动力的促进、 高效率的组织结构规划、团队工作和团队形成以及人际关系技。

(8)项目沟通管理。

项目沟通管理,是在人、思想和信息之间建立联系,这些联系对于取得成功是必不可少的。 参与项目的每一个人都必须准确用项目 “语言”进行沟通,并且要明白,他们个人所参与的沟通将会影响到项目的整体。 项目沟通管理是保证项目信息及时、准确地提取、 收集、 传播、存贮以及最终进行处理。

(9)项目质量管理。

项目质量管理,是为了保证项目能够满足原来设定的各种要求。 要求项目管理人员熟悉基本的质量管理技术。 例如: 制作和说明质量控制图、 实施80:20规则、 尽力达到零缺陷等。

了解项目特性是管理之重

不懂项目管理,肯定无法成为一个合格的项目管理人员,而要懂管理,就必须先了解项目。 我们知道,每个项目都是独特的,做项目不可避免地会存在各种各样的风险。 那么,如何将风险降到最低,让问题在一开始就得到很好的处理,那就必须对项目有透彻的了解。

项目的含义, 前面我们介绍过了,简单地说就是在规定的时间和环境内,利用有限的人力、物力、 财力等资源达成某种目标的任务。 然而,简单地了解项目的含义还不够, 我们还必须清楚项目所拥有的特性,这样才能更好地完成项目。

(1)普遍性。

我们身边处处存在项目,大多数人开口闭口就是项目。 确实, “项目”一词随着经济的发展越来越常见, 比如小到一个人的婚礼,大到南水北调工程, 这都是项目。 项目的普遍性导致项目管理也具有普遍性,可以说任何一个项目都离不开项目管理。

(2)一次性。

一次性是项目与其他重复性运行或操作工作最大的区别。 项目有明确的起始时间和结束时间,没有可以完全照搬的先例,也不会有完全相同的复制。 项目的其他属性也是从这一主要的特征衍生出来的。

(3)独特性。

每个项目都是独特的。 或者其提供的产品或服务有自身的特点; 或者其提供的产品或服务与其他项目类似,然而其时间和地点,内部和外部的环境, 自然和社会条件有别于其他项目,因此,项目的过程总是独一无二的。

(4)冲突性。

项目是复杂的,项目与职能部门之间为了资源和人员配备而相互竞争。 更为严重的是,随着各种项目的蓬勃发展,项目与项目之间在多项目并行的组织内部展开了资源竞争。项目团队的成员几乎总是处在冲突之中,不停地为解决项目问题而争夺资源和领导权。 所以,做好项目就必须解决好冲突。

(5)目的性。

项目管理必须要有确定的目标, 在规定的时段内或规定的时间点之前完成可交付的成果,项目的最终都要有一定的产出一一提供某种规定的产品或服务。 项目在既定的资源基础上进行,要使得项目在不浪费资源的前提下产出可交付物, 项目管理就派上用场了。

(6)制约性。

任何项目都是在一定条件下进行的,包括人力约束、费用约束、时间约束、 质量约束、 环境约束等。 尤其是质量、 进度、 费用是项目必须进行制约的三个要素。 只有有所制约,项目才能按期有质量地完成。