项目成本控制和挣值分析

项目成本控制的认知

项目成本控制是一项综合管理工作,是在项目实施过程中尽量使项目实际发生的成本控制在项目预算范围之内的一项项目管理工作。 项目成本控制包括各种能够引起项目成本变化因素的控制、项目实施过程的成本控制以及项目实际成本变动的控制三个方面。

项目成本控制实现的是对项目成本的管理,其主要目的是对造成实际成本与成本基准计划发生偏差的因素施加影响,保证其向有利的方向发展,同时,对已经与成本基准计划形成偏差和正在形成偏差的各项成本进行管理,以保证项目的顺利进行。 它包括以下几个方面内容。

(1)检查项目成本实际执行的情况。

(2)保证潜在的成本超支不超过授权的项目阶段资金和总体资金。

(3)找出实际成本与计划成本的偏差。

(4)分析成本绩效,从而确定需要采取的纠正措施, 并且决定要采取哪些有效的纠正措施。

(5)当变更发生时,管理这些实际的变更。

(6)确保所有正确的、合理的、已核准的变更都包括在项目成本基准计划中,并把变更后的项目成本基准计划通知项目利益关系人。

可见,合理地做好项目成本控制有助于提高项目的成本管理水平,发现更为有效的项目建设方法, 降低项目成本以及促进项目管理人员加强经济核算,提高经济效益。 此外,一个有效的成本控制还有利于尽早发现成本出现偏差的原因,并及时地采取纠正措施。

项目成本的控制程序

成本控制是整个项目管理体系中的核心内容,在其控制过程中有两类控制程序:

一是管理行为控制程序,二是指标控制程序。 前者是对成本全过程控制的基础,后者则是成本过程控制的重点,两个程序既相对独立又相互联系,既相互补充又相互制约。

(1)管理行为控制程序。

管理行为控制的目的是确保每个岗位人员在成本管理过程中的管理行为符合事先确定的程序和方法的要求。 从这个意义上讲, 首先要清楚项目建立的成本管理体系是否能对成本形成的过程进行有效的控制,其次要考察体系是否处在有效的运行状态。 管理行为控制程序就是为规范项目成本的管理行为而制定的约束和激励机制,它起着三个方面的作用。

建立评审组织、 程序。

项目成本管理体系的运行是一个逐步推进的过程,比如,一个企业的各分公司的项目经理部的运行质量往往是不平衡的,因此,必须建立专门的常设组织,依照程序定期地进行检查和评审,以保证成本管理体系的运行和改进。

目标考核, 定期检查。

管理程序文件应明确每个岗位人员在成本管理中的职责, 确定每个岗位人员的管理行为,如提供报表、提供的时间和原始数据的质量要求等,要把每个岗位人员是否按要求去履行职责作为一个目标来考核。 为了方便检查,应将考核指标具体化,并设专人定期或不定期的检查。

制定对策,纠正偏差。

对管理工作进行检查的目的是保证管理工作按预定的程序和标准进行,从而保证项目成本管理能够达到预期的目的。 因此,对检查中发现的问题,要及时进行分析,然后根据不同的情况,及时采取对策。

(2)指标控制程序。

能否达到预期的成本目标是项目成本控制是否成功的关键,对各岗位人员的成本管理行为进行控制,就是为了保证成本目标的实现, 它对项目成本控制有以下作用。

确定项目成本目标及月度成本目标。在项目开工之初, 项目经理部应根据公司与项目签订的《项目承包合同》来确定项目的成本管理目标, 并根据项目进度计划确定月度成本计划目标。

收集成本数据,检测成本形成过程。 过程控制的目的就在于不断纠正成本形成过程中的偏差, 保证成本项目的发生是在预定范围之内。 因此,在项目施工或项目开展过程中要定期收集反映成本支出情况的数据,并将实际发生的情况与目标计划进行对比,从而保证有效地控制成本的整个形成过程。

分析偏差原因,制定对策。 项目进行是一个多工种、多方位立体交叉作业的复杂活动,成本的发生和形成是很难按预定的目标进行的,因此,需要及时分析产生偏差的原因,分清是客观原因还是人为因素,及时制定对策并予以纠正。

总的来说,用成本指标考核管理行为,用管理行为来保证成本指标。 管理行为的控制程序和成本指标的控制程序是对项目成本进行过程控制的主要内容,这两个程序在实施过程中是相互交叉、相互制约的。 只有把成本指标的控制程序和管理行为的控制程序相结合,才能保证成本管理工作有效地进行。

挣值分析的变量与功能

挣值分析法, 是一种能全面衡量项目进度状态、成本趋势的科学方法,其基本要素是用货币量代替实物量来测量项目的进度, 它不以项目投入资金的多少来反映项目的进展,而是以投入资金已经转化为项目成果的量来衡量,是一种完整和有效的项目监控方法。

利用挣值分析法对项目成本进行管理和控制的基本原理是根据预先制订的项目成本计划和控制基准,在项目工程实施后,定期进行比较分析,然后调整相应的工作计划并反馈到实施计划中去。一般来说,挣值分析涉及以下三个主要变量。

(1)PV,即 Planned Value 的缩写形式,是指完成计划工作量的预算值。

(2)AC,即Actual cost 的缩写形式,是指所完成工作的实际支出成本。

(3)EV,即 Earned Value 的缩写形式,是指实际完成工作量的预算值,即挣值。

不过,在以往传统的项目管理理论中,并没有PV、AC、EV这三种叫法,那时候PV为BCWS(计划、工作预算费用)、AC为ACWP(已完成工作量的实际费用)、EV为BCWP(已完成工作费用)。它们只是英文缩写不一样,但含义是相同的。

关于挣值分析的功能,主要体现在以下几个方面。

(1)偏差分析。

偏差分析是探测数据现状、历史记录或标准之间的显著变化和偏离,偏差包括很大一类潜在的有趣知识。 如观测结果与期望的偏离、 分类中的反常实例、模式的例外等。 通过偏差分析公式, 就可以计算出项目的进度偏差(SV)和成本偏差(CV),而这两个数值又可以判断出目前的工作进度和成本支出与计划之间的偏差。

CV=EV-AC,即成本偏差=挣值-实际成本

SV=EV-PV, 即进度偏差=挣值-预算成本

(2)绩效分析。

绩效分析的目的在于确定和测量期望绩效与当前绩效之间的差距, 它是整个绩效改进系统的重要一环, 组织与环境对于绩效和员工有着重大的影响。通过绩效的分析公式,可以计算出项目的工期绩效指数(SPI)和成本绩效指数(CPI),而这两个数值又可以评估出项目的劳动生产率和资金使用效益。

SPI=EV/PV, 即工期绩效指数=挣值/实际成本

CPI=EVVAC,即成本绩效指数=挣值/预算成本

(3)变更分析

挣值分析不仅可以对已经完工的部分进行绩效预算, 还可以根据已经完工部分的绩效对变更后的总完工成本进行估算。 在估算的时候主要有两种依据,一种是根据当前实际绩效推算出来的总完工成本, 一种是根据原计划进度推算出来的总完工成本。