ERP5S系统选型

5S系统选型方法是将整个选型过程规范为五个阶段, 即内部准备阶段、考察阶段、 模拟阶段、 招标阶段和决策阶段。

一  内部准备阶段

内部准备阶段就是要根据企业当前的状况,分析企业当前存在的主要问题,从而明确企业的内部需求, 进一步组建ERP系统选型的组织。 该阶段主要包括以下五个方面的工作:

(1)制定企业信息化战略。

制定企业信息化战略是整个ERP系统实施的首要工作, 它是企业战略的重要组成部分,必须要与企业战略保持关联和高度统一。 制定企业信息化战略是高层管理者的一项战略决策。

(2)组建ERP系统选型小组。

ERP系统选型小组的成员一般包括企业主管领导、业务管理骨干、 计算机技术骨干、适当的行业ERP 系统专家或咨询顾问。 小组成员数量以4~8人为宜,既懂管理又懂计算机软硬件技术的复合型人才是最佳人选。 ERP系统选型小组专职负责ERP 系统选型工作,他们可以不是ERP 系统实施人员。

(3)制订选型工作计划。

制订选型工作计划可以使选型小组对ERP 系统进行全面细致的思考, 充分利用各种资源,协调每个人的工作方向和内容,防范选型工作中可能出现的各种风险。

系统选型工作计划应该包括:

确定小组的工作范围,确定工作进度和费用开支,制定工作质量标准,等等。

(4)ERP知识培训。

为了有效开展选型工作,应该对整个选型小组进行短期ERP知识培训,其目的在于使小组成员对ERP有一个整体的概念, 了解ERP系统的基本原理和主要功能, 增强识别能力和判断能力。

(5)现状分析。

选型小组必须对企业进行一个全面的调研 系统地了解当前存在的各种问题,深入地分析产生问题的原因,明确应该需要一个什么样的ERP 系统。

二  考察阶段

考察阶段的主要任务是对整个ERP系统市场进行全方位的考察,得到第一手资料。 考察阶段主要包括以下四个方面的工作:

1.制订考察计划

随着选型工作的开展,要根据远粗近细的原则对工作计划进行不断的维护更新,细化考察阶段的计划, 确认各项工作的开始日期、完成日期、工作内容、工作标准以及工作责任人等,使其的确具有指导各项工作的实际意义。

2.资料收集整理

选型小组的所有人员首先要通过观看ERP的演示建立对ERP系统的一个初步的感性认识, 观看完毕后小组人员要对演示的内容进行充分的讨论和交流。然后,针对每一个待定的ERP 系统实地考察已经实施应用的典型客户。 这些典型客户除了要有实施成功的,也要有实施失败的,这样就可以从正反两方面深入地了解当前ERP 的特点。

企业应当注意,在考察时最好单独去而不要由 ERP系统供应商陪同。 这项工作结束后要使候选的系统至少超过五个。 同时,针对候选系统,企业可以通过各种途径收集大量的对这些ERP 系统的评价的资料,对收集的资料要具体内容具体分析,正反的言论都应考虑,不能以偏概全。

3.实地考察系统供应商

企业可以根据自己的选型工作和预算,实地考察ERP 系统供应商。其目的是亲自了解ERP供应商的员工工作氛围和服务质量, 了解供应商的技术能力和产品质量,至少要对三个候选ERP系统供应商进行考察。

4.编写考察报告

考察报告应该包括考察计划、实际的考察状况、小组成员的考察意见、小组的考察共识以及收集的各种资料的汇总。 其中最重要的内容是对候选ERP系统的排序。 在编写考察报告时,要充分听取小组成员的意见, 及时修正不合适的提法。

三  模拟阶段

模拟阶段的主要任务是指ERP系统提供商根据企业用户提供的业务数据,在企业用户按照ERP 系统提供商要求布置的环境中模拟ERP系统的实际运行。

该阶段主要包括以下六个方面的工作:

1.制订模拟计划

由于模拟工作需要ERP提供商配合,因此制订模拟计划时要与提供商商讨确定。一般来说,每一个候选ERP系统都应单独模拟,也有专家认为同时进行模拟有助于构筑竞争的环境,更有利于判断各自的工作效率。 因此,模拟要根据企业的实际情况自行决定模拟的形式。

2.设计模拟方案

模拟方案由企业和ERP提供商共同设计。 模拟方案包括模拟的时间和地点、对用户的具体要求、 对ERP提供商的具体要求、 对数据的要求、 对业务流程的要求以及对模拟环境的要求等。

3.准备模拟数据

模拟数据的准备是企业按照ERP供应商的要求提供的数据内容和数据格式。 模拟数据是以简化的形式提供的,但是这些数据是真实的业务数据并有典型意义,这种准备的过程和方式也是检验ERP 系统的重要内容。

4.搭建模拟环境

搭建模拟环境是指企业用户按照ERP供应商提出的要求,结合企业的业务特点临时建立的可供ERP系统模拟运行的任务。 搭建模拟环境需要一定的投资,不过这个过程中的软件、 硬件都是可以在ERP 系统实施中得到应用的。

5.模拟运行

模拟运行主要包括模拟成本核算、模拟业务流程、模拟环境的安全试验三个方面。 当这三个方面的模拟得到正确的结果时,算是比较理想的情景; 如果模拟出现差错,一定要认真分析产生错误的原因。 如果是基础数据设置不合理或者其他业务原因,那就修改基础数据; 如果确实是ERP 系统设计的问题,那么该ERP 系统就应该被淘汰。

6.编写模拟评价报告

报告可以从运行效率和运行效果两个方面来对候选ERP 系统排序。 其中,运行效率是指ERP 系统的单位业务操作的时间,运行效果是ERP 系统处理业务操作的正确性。

企业与ERP 系统提供商洽谈时应注意的问题企业与ERP 系统提供商在选型洽谈时应该注意以下几个问题:

(1)明确定义。

对所有讨论和洽谈的问题都要明确定义,防止因误解引起纠纷。 对汉化的软件, 要防止因翻译不准确造成误解。 必须弄清企业一次投资可以真正实现的内容和目标, 避免事后层层加码,造成预算失控。

(2)寻找共同点。

多数软件在开创时往往是针对某种类型的企业开发的,只对某几种类型的企业比较适用;有的软件是从某些功能起步后逐步扩充的;有的软件是将其他公司的产品买过来,经过修改作为自己的产品。 因此在选型时主要看软件的优势是否符合企业的基本需求,一定要把软件产品同支持服务与长期合作综合考虑决定取舍。

(3)宣传资料。

软件公司用做开拓市场和推销产品的宣传资料印制成本很高,会把计划要实现的内容提前列上去,一旦计划有变就会推迟实现甚至可能不再实现。 所以对宣传资料除了要注意它介绍什么,还要注意它不介绍什么。

(4)项目建议书。

软件公司提出的项目建议书在一定程度上说明公司对企业状况和存在问题的理解, 从公司提出的解决方案可以看出其素质和诚意。 软件商的方案主要是为了赢得合同,是“销售" 方案,影响产品优势。 但这并不是说软件商不关心用户的成功,任何有长远经营战略和良好企业文化的软件商都需要有一些好的成功范例来增强它的声誉。 企业在选择软件时应发挥这种共同点的作用。 企业可以实现向软件公司提出需要解决的问题, 由软件公司在建议书中提供解决方案;也可以由软件公司在企业作现场调查后,分析存在的问题并提出解决方案。

(5)合同条款。

合同条款应尽可能具体。 ERP系统不是单纯的技术问题,不同于交钥匙工程。 软件公司和软件开发单位单方面是不能对系统成败负责的,必须有企业人员投入,尤其是管理人员的投入。 经验表明,合同条款明确是企业同软件公司愉快合作的必要前提。

四  招标阶段

招标阶段是一个典型的商业运行阶段, 是公开采购的一种表现形式。 该阶段主要包括以下三个方面的工作:

1.编写招标书

编写招标书是实现招标采购的不可缺少的环节。 招标书一般由两部分组成: 商务部分和技术部分。 商务部分应该详细、 准确和清晰地给出投标人须知、合同条件、投标书报价及附件、法定代表人证明书及其授权委托书、 财务建议书、合同协议书等。 技术部分应该详细给出ERP系统招标的背景、招标内容、 详细的技术性能要求、 产品交付方式、培训及维护等相关技术内容。

2.招标

企业首先按照国家法律要求或行业惯例在指定的媒体上公开发布招标公告,招标公告的格式应该规范,内容应该准确。 如果投标的供应商众多,可以进行初选,由选型小组对报名的ERP供应商进行初步筛选。 开标和评标是公开投标人的标书、投标人宣讲标书内容以及评标专家对投标书内容进行全面评价和比较。

3.编写招标报告

编写招标报告实际上是选型小组和评标专家记录整个评标过程和评标结果的活动。 最重要的内容是记录最后的评标结果, 对候选的ERP 系统进行最后的排序,列在首位的ERP 系统就是中标的ERP 系统。

五  决策阶段

决策阶段是根据评标结果确认中标ERP 系统的过程。 首先,根据评标结果,企业的高层管理人员最终确认中标的ERP 系统及其供应商,并且同意向该中标供应商发送中标通知书。 然后,根据招标书方案和投标书方案,企业和中标的ERP供应商签订具体的ERP 系统供货合同,详细规定双方的权利和义务。

供货合同是整个选型工作的最终成果。从功能出发为ERP 系统选型软件选型除了一把手重视,成立正规的项目小组,全局规划,分步实施,明确企业各阶段达成的目标等以外,从软件功能方面进行考查,使其满足企业现阶段管理所要求的功能,也是至关重要的。 下面以库存和销售两个功能说明ERP 系统的选型:

1.库存功能

库存或存货是流动资产,特别是机械、食品等行业的库存资金有时占到流动资金的5%以上。 库存管理是企业首先要考虑的功能,要求ERP系统能够根据产品计划来控制库存, 提高库存资金周转次数,降低资金占用。

ERP 系统库存模块应该满足: 有效进行场所、仓库、库位以及批次等多级库存控制,完成物流跟踪,同时记录每一物料的出入库历史; 及时准确地反映物料信息,通过对物料信息的总结和分析,系统可以预先发现可能出现的问题, 提出建议措施,防患于未然; 确定 ABC分类原则;

除了采用 “月盘点” 的方法之外,还可以采用不中断生产的“循环盘点”方式,加强库存信息的准确性; 通过批号控制,定义库区和多级库位的提货顺序(如先进先出、先进后出等),保证产品质量,防止因产品和原料过期而造成不必要的损失; 把市场中转库和车间临时库等都纳入库存管理,严格、标准的出入库及移库手续可以防止货物缺失、错发等现象发生。

2.销售功能

ERP系统销售模块应该满足: 实施良好的ERP 系统应该具有全面的客户档案和销售合同管理功能, 包括一个客户多个合同、多种品种多个交货日期等各种情况,还可实现同一产品不同销售价格的处理, 并能追踪到每笔订单多阶段的销售资料; ERP 系统应该借助自动信贷的处理和释放功能, 帮助企业对其客户实行严密的信贷控制,期间不能影响销售订单的处理; 通过佣金处理系统,企业可以基于各种标准(个别销售绩效、产品各类客户等)有效地管理佣金计划; ERP 系统应该可以实现多种灵活的发货处理,发货的数量自动从成品库中扣除, 并具有发票、提货单、装载清单及应收款自动过账到财务等相关处理过程; ERP 系统应该提供灵活的退货授权处理和保修服务; ERP 系统应该提供敏捷响应市场,灵活地根据预测和客户订单弹性地制订销售计划的功能。

同时,系统可以方便地对销售计划进行调整,调整后的情况可立即反映到有关的生产和供应部门,并且系统的集成性可使销售部门随时掌握生产、供应、仓库等有关部门的情况, 保证销售计划的准确率,减少盲目性。