信息系统的功能

1．数据的采集和输入

数据采集就是把分布在各部门的相关数据收集起来，转化成信息系统所需的形式。在数据采集时应注意数据的准确性、及时性和完整性。

（1）信息识别

数据采集所遇到的第一个问题是确定信息需求的问题或者叫做信息的识别。确定信息的需求要从系统目标出发，根据客观情况结合主观判断来规定需要哪些数据。常用的识别方法如下。

① 由决策者进行识别：决策者是信息的用户，他最清楚系统的目标，也最清楚信息的需要。向决策者调查可以采用交谈和发调查表的方法。与用户交谈有利于阐明意图，减少误解，最容易抓住主要的要求。但谈话一般不够严格和确切，因而应进行采访纪要整理，并经受访者确认签字。

② 系统分析员亲自观察识别：是指系统分析员不直接询问信息的需要，而是到工作现场了解工作。对管理工作的描述越到下级越容易，越具体；越到上级其职能越广，越全面，越复杂。很多情况只靠外来人员是很难了解透的，因而选派一些管理人员参加系统分析会有很大好处。

③ 两种方法的结合：由系统分析员观察基本信息要求，再向决策人员进行调查，补充信息。这种方法虽然浪费一些时间，但了解的信息需求一般比较真实。

（2）数据采集

识别出所需信息后就可以开始采集数据，常用的采集数据的方法有以下3种。

① 自下而上的广泛收集：它服务于多种目标，一般用于统计，例如，国家统计局每年公布的经济运行数据。这种收集有固定的时间周期、固定的数据结构，一般不随便改动。

② 有目的的专项收集：例如，我们要了解企业利润的留成情况，应有意识地了解相关信息。有时可以全面调查，有时只能抽样调查。样本最好由计算机随机抽样得到，这样才能真实地反映情况。

③ 随机积累法：调查没有明确的目标，或者是很宽的目标，只要是“新鲜”的信息就把它积累下来，以备后用，今后是否有用，现在还不十分清楚。

究竟采用什么方法采集信息，与信息源的属性有很大关系。区分信息源有两个标准：一是地点，一是时间。按地点来分可把信息源分为内源和外源。内源数据完全处于本单位控制之下，完全可用自己拥有的一切手段去收集。外源信息必须依赖外单位，只能从可能得到的信息中提取需要的信息。按时间来分，可分为一次信息和二次信息，一次信息是由现场直接采得的信息；二次信息则是各种文件和数据库中获得的信息。

（3）数据表达

数据收集的最后一个问题是数据的表达，常见的表达形式有文字表述、数字表述、图形表述和表格等几种。其中，文字表述时要简练、确切，不要遗漏主要信息；数字表述比较严格和精确；图形表述能给出总的趋势和相对的趋势，使人容易做出判断；表格可以确切地给出总数和个别项目的精确比较。

2．数据处理

数据处理的含义是相当广泛的，通常对数值型数据进行的各种算术运算，对非数值型数据的排序、转换、提取等都视为对数据的加工处理。但加工处理的含义远不止于此。例如，查询、统计、预测、文章格式的编辑，报表格式的转换等都是加工的范围。

3．数据的存储

由于数据的采集和传输都需要时间，这就使得数据处理工作表现为一个持续的过程。在加工的工作中不仅要用到当前的数据，而且也要用到过去一段时间的数据。另外，加工处理后的数据也需要保存。所以需要用到物理介质来保存有关的数据和信息。在进行数据存储时，应根据存储的内容、时间、使用频率和应用特点等来科学、合理地安排数据，以便于使用。在进行数据存储时，主要是要考虑需要存储哪些信息，存多长时间，以什么方式存储，如何支持目标，经济上是否合算等因素。

一般可有集中和分散两种存放方式。数据的存储是信息系统的重要方面，即使是将来存储技术高度发展的时代，存储也不是越多越好，只有正确地保存、舍弃信息，才能正确地使用信息。

4．数据的传输

传输是信息系统不可缺少的一环。在数据传输时一方面应是正确的，保证在传输过程中不致造成错误，使采集来的数据不受损失。另一方面是数据的实时性，要保证数据能及时传输到指定地点。加工后的数据应及时提供给使用者，否则可能失去它的意义。

5．信息的管理

信息管理主要是实行对系统中数据的采集、加工、传输、输出、使用等的统一管理和控制。应该事先规定好应采集数据的种类、名称、代码、地点、所用设备、数据格式、采集时间、输出形式、存储介质、逻辑组织方式、访问权限、保存年限等。信息管理的目的在于保证信息的准确、及时、安全和保密。

6．信息的使用

信息的使用包括两个方面：一是技术，一是如何实现价值转换。前者主要解决的问题是如何高速度、高质量地把信息提供到使用者手中。价值转化是信息使用概念上的深化，是信息内容使用深度上的提高。信息使用深度可分为3个阶段：提高效率阶段、及时转化价值阶段和寻找机会阶段。

（1）提高效率阶段：应用处于数据处理阶段，主要目的是提高效益。

（2）及时转化价值阶段：这个阶段已认识到管理的艺术在于驾驭信息，信息价值通过转化才能实现。信息主要用于管理和控制。

（3）寻找机会阶段：这是信息商品化的阶段。信息成为易于存取，易于定价和易于流通的商品，使之不被局部占用。