一文读懂采购管理系统如何设计

企业采购过程如下：根据需求提出采购计划、审核计划、选好供应商、经过商务谈判确定价格、交货，最终确定签订合同并按要求收货付款。

01 采购计划管理流程图及描述

02 采购招标管理流程图及描述

03 采购库存管理流程图及描述

一、采购计划管理流程图及描述

采购计划管理流程图

采购计划管理流程图描述

流程规范事项

1．流程规范的业务：采购计划管理。

2．本流程由 部门分析采购需求 事件触发，输入信息为 分析并提出采购需求 ；本流程结束状态为 执行并完善采购计划 ，输出信息为 不断完善采购计划 。

管理职责

1．总经理和分管副总，负责权限内的采购预算及采购计划的审核、审批工作。

2．采购部，负责分析采购申请，并根据实际需要制定采购计划，并在实施采购过程中不断完善采购计划。

3．采购申请部门，根据部门工作计划，分析并提出采购需求。

流程节点说明

1．提出采购需求，公司各部门根据公司经营计划和本部门情况提出采购需求。

2．分析公司工作目标上年度工作状况，采购部对采购库存情况与各部门采购需求进行分析，结合企业上年度工作状况和本年度经营目标，确定年度采购需求。

3．确定采购种类、数量、时间、方式，采购部通过分析相关部门工作状况，并根据采购市场情况，确定实际需要采购的物资及相关采购方式。

4．编制预算，采购部根据采购需求，编制采购费用预算，内容包括采购物资、价格、数量、付款方式等。

5．制订采购计划，采购部确定年度采购需求，包括采购类别、采购数量、采购金额、采购方式等内容，计划报总经理进行审批。

6．分解计划，采购部对审批通过的计划分解成月度采购计划并执行。相关工作任务分解到个人，以便顺利完成采购计划。

7．不断完善计划，采购部在执行采购计划的过程中，及时对出现的问题进行处理，若有需求，及时变更采购计划并贯彻执行。

流程文件

1．采购需求汇总表。

2．采购预算表。

3．采购计划。

流程优化思路

1．优化时间：采购人员应根据企业经营环境、组织、政策等相应的变化，于合适的时机进行流程优化工作，以使优化后的流程大力提升企业运营效率。

2．调整：重新梳理各环节的逻辑关系，调整不合理流向，达成流程环节间的无缝衔接。

二、采购招标管理流程图及描述

采购招标管理流程图

采购招标管理流程图描述

流程规范事项

1．流程规范的业务：采购招标管理。

2．本流程由 采购申请 事件触发，输入信息为 确定采购物资 ；本流程结束状态为 确定中标单位 ，输出信息为 接受中标通知 。

管理职责

1．总经理，负责组建招标文委员会，负责招标文件及定标的审批工作。

2．招标委员会，负责根据采购申请进行供应市场调查，制定招标文件，并按照计划进行开标、议标、定标工作。

3．采购部，确定采购物资，并根据中标结果，组织商谈采购合同。

流程节点说明

1．成立招标委员会：总经理组织成立招标委员会，招标委员会人员由采购部、财务部、采购申请部门、质量部及相关专家共同组成。

2．说明物资要求：物资要求包括数量要求、规格型号要求、质量要求等内容。

3．明确供应商资质要求：供应商资质要求主要是对供应商质量、成本、交付及服务要求。

4．编制招标文件：招标文件必须说明投标人资格条件、采购合同条款、评标方法和投标文件相应文件格式。

5．发布招标公告：招标公告须按时发布，公告内容应对采购招投标工作安排进行详细说明。

6．组织开标工作：招标委员会根据招标公告时间，按时组织开标工作，开标工作须符合相关法律及企业规定。

7．评标、议标：评审小组以招标文件的要求和投标文件的内容为主要依据，对投标文件及投标单位的资历和社会信誉等方面进行综合评价。

8．发布中标公告：中标公告应按时发出，并说明接受质疑时间及答疑时间、方法。

流程文件

1．采购招标文件。

2．招标公告。

3．议标记录。

4．中标通知书。

流程优化思路

1．组织变化：根据组织目标、架构或组织运作方式的变化进行流程优化，使管理流程与组织战略与职能相匹配。

2．程序衔接：对管理流程进行整体统筹，避免程序衔接不紧密或执行不顺畅。

三、采购库存管理流程图及描述

采购库存管理流程图

采购库存管理流程图描述

流程规范事项

1．流程规范的业务：采购库存管理流程

2．本流程由 合理控制采购库存 事件触发，输入信息为 采购库存合理控制表 ；本流程结束状态为 执行采购流程 ，输出信息为 企业采购库存记录 。

管理职责

1．总经理，负责采购计划及物资分析结果的审批工作。

2．采购部主管，负责审核采购计划，判断是否进行采购，如若采购，执行采购流程。

3．采购专员，负责分析现有库存，编制采购计划，并交由采购主管和总经理审核、审批，做好物资差异分析工作。

4．仓储部，负责为采购专员编制采购计划提供资料。

流程节点说明

1．编制采购计划：采购专员在分析现有库存信息的基础上，对于仓库紧缺物资进行记录，制定采购计划，经采购部主管及公司总经理审批后执行采购。

2．形成仓储记录：采购专员根据仓储部提交的“仓储物资出入库记录表”，对物资进行物资入库、出库进行记录控制，获得第一手统计资料，便于进行差异分析。

3．物资差异分析：采购专员根据仓储部现有物资情况对企业正常运转所需物资进行分析，形成“仓储物资使用记录表”并预测使用情况，提交公司总经理审批。

4．合理安排使用：采购专员根据库存信息，对仓库物资进行合理调配，保证企业生产正常进行。

流程文件

1．仓储出入库记录表。

2．仓储物资使用记录表。

3．物资差异分析表。

流程优化思路

1．优化时间：采购人员应根据企业经营环境、组织、政策等相应的变化，于合适的时机进行流程优化工作，以使优化后的流程大力提升企业运营效率。

2．调整：重新梳理各环节的逻辑关系，调整不合理流向，达成流程环节间的无缝衔接。

3．权限调整：明确并具体物资差异分析环节权限，避免流程上的权限与职责不匹配，管理工作无法开展。

4．程序衔接：对管理流程进行整体统筹，避免程序衔接不紧密或执行不顺畅。